Chapter test: ಹಿಂಬರಹ ಮತ್ತು ಜ್ಞಾಪನೆ | Endorsement and Reminder

Explanation: ಎರಡು ಜ್ಞಾಪನೆಗಳ ನಂತರವೂ ಉತ್ತರ ಬರದಿದ್ದರೆ ಹಿರಿಯ ಅಧಿಕಾರಿಯಿಂದ ಡಿಒ ಪತ್ರ ಕಳುಹಿಸಬೇಕು. | If there is still no reply after two reminders a demi official letter should go from a senior officer. ಇದು ಹಂತವನ್ನು ಏರಿಸುವ ಕ್ರಮವೇ ಹೊರತು ಸ್ವರವನ್ನಲ್ಲ. | This raises the level rather than the tone.

Explanation: ವಾಸ್ತವಾಂಶಗಳನ್ನು ಅವರಿಂದ ಪಡೆಯಬೇಕಾದಾಗ ವರದಿಗಾಗಿ ರವಾನಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬ ರೂಪವನ್ನು ಬಳಸಬೇಕು. | When the facts have to be obtained from them, the form forwarded for report is used. ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ ಎಂಬುದು ಯಾವ ಕ್ರಮವನ್ನೂ ಕೇಳುವುದಿಲ್ಲ. | For information asks for no action at all.

Explanation: ಅಂತಿಮ ಉತ್ತರ ಸಿದ್ಧವಿಲ್ಲದಿದ್ದರೂ ಮೌನವಾಗಿರಬಾರದು ಮತ್ತು ಮಧ್ಯಂತರ ಉತ್ತರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬೇಕು. | Even if the final reply is not ready one must not stay silent and an interim reply must be sent. ಅದರಲ್ಲಿ ಪ್ರಕರಣ ಪರಿಶೀಲನೆಯಲ್ಲಿದೆ ಮತ್ತು ಅಂತಿಮ ಉತ್ತರವನ್ನು ಯಾವ ದಿನಾಂಕದೊಳಗೆ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುವುದು ಎಂದು ಹೇಳಬೇಕು. | It should say that the case is under examination and by what date the final reply will be sent.

Explanation: ಜ್ಞಾಪನೆಯ ಸ್ವರವನ್ನು ಏರಿಸಬಾರದು ಮತ್ತು ಅದರ ಹಂತವನ್ನು ಏರಿಸಬೇಕು. | It is not the tone of a reminder that should rise but its level. ಅಂದರೆ ಕಟುವಾದ ಪದಗಳ ಬದಲು ಹಿರಿಯ ಅಧಿಕಾರಿಯಿಂದ ಡಿಒ ಪತ್ರ ಹೋಗಬೇಕು. | That is, instead of harsher words a demi official letter should go from a senior officer.

Explanation: ಹಿಂಬರಹವನ್ನು ಮೂಲ ಪತ್ರದ ಪ್ರತಿಯ ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ. | An endorsement is written at the foot of a copy of the original letter. ಹೊಸ ಪತ್ರ ಬರೆಯದೆ ರವಾನಿಸುವುದೇ ಅದರ ಉದ್ದೇಶ. | Passing the letter on without writing a fresh one is its very purpose.

Explanation: ಜ್ಞಾಪನೆಯಲ್ಲಿ ಮೂಲ ವಿಷಯವನ್ನು ಮತ್ತೆ ವಿವರಿಸಬಾರದು ಮತ್ತು ಮೂಲ ಪತ್ರದ ಸಂಖ್ಯೆ ಹಾಗೂ ದಿನಾಂಕದ ಉಲ್ಲೇಖವೇ ಸಾಕು. | The subject must not be explained again in a reminder and citing the number and date of the original is enough. ಜ್ಞಾಪನೆ ಮೂರು ಅಥವಾ ನಾಲ್ಕು ಸಾಲುಗಳನ್ನು ಮೀರಬಾರದು. | A reminder should not run beyond three or four lines.

Explanation: ಹಿಂಬರಹದಲ್ಲಿ ಸ್ವೀಕೃತದಾರರು ಏನು ಮಾಡಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ಹೇಳಲೇಬೇಕು, ಅಂದರೆ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ, ಅಗತ್ಯ ಕ್ರಮಕ್ಕಾಗಿ ಅಥವಾ ವರದಿಗಾಗಿ. | An endorsement must state what the recipient is to do, namely for information, for necessary action or for report. ಕೇವಲ ರವಾನಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಬರೆದರೆ ಕಡತ ಹಿಂತಿರುಗಿ ಬರುತ್ತದೆ. | If it merely says forwarded, the file comes back.

Explanation: ನೌಕರನ ಪ್ರತಿನಿಧಾನವನ್ನು ಅವರು ದೂರಿರುವ ಅಧಿಕಾರಿಗೇ ರವಾನಿಸಬಾರದು. | A representation by an employee must not be endorsed to the very officer complained against. ಹಾಗೆ ಮಾಡಿದರೆ ದೂರನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವವರೇ ದೂರಿಗೆ ಒಳಗಾದವರಾಗುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಅದು ನೈಸರ್ಗಿಕ ನ್ಯಾಯದ ಉಲ್ಲಂಘನೆ. | Doing so makes the person examining the complaint the person complained against, which violates natural justice.