Chapter test: ಅಂತರ ವಿಭಾಗೀಯ ಟಿಪ್ಪಣಿ | The Inter-departmental Note

Explanation: ಪುಟ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದರೆ ಸಮಾಲೋಚಿತ ವಿಭಾಗ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಕಾಗದವನ್ನು ತಕ್ಷಣ ತಲುಪುತ್ತದೆ. | Citing the page numbers lets the consulted section reach the relevant paper at once. ಇದು ಕಡತ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಅಧ್ಯಾಯದಲ್ಲಿ ಕಲಿತ ರೆಫರೆನ್ಸಿಂಗ್‌ನ ಅದೇ ತತ್ವ. | This is the same principle of referencing learnt in the chapter on file management.

Explanation: ಸಲಹೆ ಬೇಕಾದ ಅಂಶವನ್ನು ನಿಖರವಾಗಿ ಹೇಳದಿದ್ದರೆ ಉತ್ತರವೂ ಅಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಬರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಕಡತ ಮತ್ತೆ ಹಿಂದಕ್ಕೆ ಮುಂದಕ್ಕೆ ಓಡಾಡುತ್ತದೆ. | If the point on which advice is sought is not stated precisely the reply too comes back vague and the file travels back and forth. ಆದ್ದರಿಂದ ಕೊನೆಯ ಪ್ಯಾರಾದಲ್ಲಿ ನಿಖರವಾದ ಪ್ರಶ್ನೆ ಇರಬೇಕು. | So the last paragraph must carry a precise question.

Explanation: ಉತ್ತರವನ್ನು ಅದೇ ಕಡತದಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಅದೇ ಟಿಪ್ಪಣಿಯ ಮುಂದುವರಿಕೆಯಾಗಿ ಬರೆಯಬೇಕು. | The reply should be written on the same file or as a continuation of the same note. ಇದರಿಂದ ಪ್ರಕರಣದ ಪೂರ್ಣ ಇತಿಹಾಸ ಒಂದೇ ಕಡೆ ಉಳಿಯುತ್ತದೆ. | This keeps the whole history of the case in one place.

Explanation: ಷರತ್ತುಗಳನ್ನು ಸಂಖ್ಯೆಯ ಪ್ಯಾರಾಗಳಲ್ಲಿ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಬೇಕು. | Conditions must be listed in numbered paragraphs. ಹಾಗೆ ಮಾಡಿದರೆ ಪ್ರತಿ ಷರತ್ತನ್ನೂ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಪಾಲಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ ಎಂದು ನಂತರ ಪರಿಶೀಲಿಸಬಹುದು. | That way each condition can later be checked separately for compliance.

Explanation: ಸಲಹೆ ಕೇಳುವ ಮೊದಲು ಕಳುಹಿಸುವ ವಿಭಾಗ ತನ್ನ ಸ್ವಂತ ಅಭಿಪ್ರಾಯವನ್ನು ಹೇಳಲೇಬೇಕು. | Before asking for advice the originating section must state its own view. ಪ್ರಕರಣವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವ ಜವಾಬ್ದಾರಿ ಮೊದಲು ಅದರದೇ ಆಗಿರುವುದರಿಂದ ಕೇವಲ ಕಡತ ಕಳುಹಿಸುವುದು ದೋಷ. | Since the duty to examine the case rests first with it, merely sending the file is a defect.

Explanation: ಒಪ್ಪಿಗೆಯನ್ನು ಅಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಬಿಡಬಾರದು ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ನೀಡಲಾಗಿದೆ ಅಥವಾ ನೀಡಲಾಗಿಲ್ಲ ಎಂದು ಸ್ಪಷ್ಟ ಪದಗಳಲ್ಲಿ ಬರೆಯಬೇಕು. | Concurrence must not be left vague and it must be written in express words that it is or is not accorded. ಷರತ್ತುಗಳನ್ನು ಹೇಳುವುದು ಮತ್ತು ಪ್ಯಾರಾಗಳಿಗೆ ಸಂಖ್ಯೆ ಕೊಡುವುದು ಸರಿಯಾದ ಅಭ್ಯಾಸಗಳು. | Stating conditions and numbering paragraphs are correct practices.

Explanation: ಹಣಕಾಸು ಒಪ್ಪಿಗೆ ಕೋರುವ ಟಿಪ್ಪಣಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತಾವಿತ ವೆಚ್ಚಕ್ಕೆ ಬಜೆಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಅವಕಾಶವಿದೆ ಎಂದು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ದೃಢೀಕರಿಸಬೇಕು. | A note seeking financial concurrence must verify and confirm that provision for the proposed expenditure exists in the budget. ಬಜೆಟ್ ಅವಕಾಶ ಮತ್ತು ಮಂಜೂರಾತಿ ಈ ಎರಡೂ ಪ್ರತಿ ವೆಚ್ಚಕ್ಕೂ ಅಗತ್ಯ. | Budget provision and sanction are both needed for every item of expenditure.

Explanation: ಹಣಕಾಸಿನ ಪರಿಣಾಮವಿರುವ ಪ್ರತಿ ಪ್ರಸ್ತಾವನೆಗೂ ಹಣಕಾಸು ವಿಭಾಗದ ಒಪ್ಪಿಗೆ ಬೇಕು. | Every proposal with a financial effect needs the concurrence of the Finance Section. ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರು ನಂತರ ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತಾರೆಯೇ ಹೊರತು ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಒಪ್ಪಿಗೆ ನೀಡುವುದಿಲ್ಲ. | The auditor examines afterwards and does not give concurrence in advance.

Explanation: ಕೊನೆಯ ಪ್ಯಾರಾದಲ್ಲಿ ಯಾವ ಅಂಶದ ಮೇಲೆ ಸಲಹೆ ಅಥವಾ ಒಪ್ಪಿಗೆ ಬೇಕು ಎಂಬ ನಿಖರವಾದ ಕೋರಿಕೆ ಇರಬೇಕು. | The last paragraph must carry the precise request stating on what point advice or concurrence is needed. ಈ ಕರಡಿನ ಪ್ರಾಣವೇ ಆ ಪ್ಯಾರಾದಲ್ಲಿದೆ. | The life of this draft lies in that paragraph.

Explanation: ಅಂತರ ವಿಭಾಗೀಯ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಪತ್ರವಲ್ಲ, ಆದ್ದರಿಂದ ಅದಕ್ಕೆ ಸಂಬೋಧನೆಯೂ ಇಲ್ಲ ಸಮಾಪ್ತಿಯೂ ಇಲ್ಲ. | An inter-departmental note is not a letter, so it carries neither a salutation nor a subscription. ಅದನ್ನು ನಿರ್ವೈಯಕ್ತಿಕ ತೃತೀಯ ಪುರುಷದಲ್ಲಿ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ. | It is written in the impersonal third person.