Chapter test: ಕಡತದ ಮೇಲಿನ ಟಿಪ್ಪಣಿ | Noting on Files

Explanation: ಕಡತ ಶಾಶ್ವತ ದಾಖಲೆಯಾಗಿದ್ದು ಅದನ್ನು ಹಲವರು ಓದುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಅದು ಮಾಹಿತಿ ಹಕ್ಕಿನಡಿ ಬಹಿರಂಗವಾಗಬಹುದು. | The file is a permanent record read by many and may be disclosed under the right to information. ಆದ್ದರಿಂದ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಅಥವಾ ಕಟುವಾದ ಟೀಕೆ ಎಂದಿಗೂ ಸಲ್ಲದು. | So a personal or harsh remark is never permissible.

Explanation: ನಿರ್ಧಾರಕ್ಕೆ ಬರಬೇಕಾದ ಅಂಶವೇ ಟಿಪ್ಪಣಿಯ ಹೃದಯ. | The point for decision is the heart of the note. ಅದನ್ನು ಮಧ್ಯದಲ್ಲಿ ಹೂತುಹಾಕದೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಪ್ಯಾರಾದಲ್ಲಿ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಬರೆಯಬೇಕು. | It must not be buried in the middle but written clearly in its own paragraph.

Explanation: ಟಿಪ್ಪಣಿಯ ಉದ್ದೇಶ ನಿರ್ಧಾರ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಅಧಿಕಾರಿಗೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಒಂದೇ ಕಡೆ ಒದಗಿಸುವುದು. | The purpose of a note is to place before the deciding officer everything he needs in one place. ಅವರು ಕಡತದ ಎಲ್ಲಾ ಕಾಗದಗಳನ್ನು ಓದದೆಯೇ ನಿರ್ಧರಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಯಶಸ್ವಿ. | If he can decide without reading every paper, the note has succeeded.

Explanation: ಸ್ಪಷ್ಟ ಶಿಫಾರಸು ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಅಧಿಕಾರಿ ಕಡತವನ್ನು ಹಿಂತಿರುಗಿಸುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಕೆಲಸ ಮತ್ತೆ ಆರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. | Without a clear recommendation the officer returns the file and the work begins again. ಟಿಪ್ಪಣಿ ಬರೆಯುವವರ ಕೆಲಸ ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುವುದೇ ಹೊರತು ಕೇವಲ ಮಾಹಿತಿ ಒದಗಿಸುವುದಲ್ಲ. | The work of the writer of a note is to recommend and not merely to supply information.

Explanation: ಭಿನ್ನಾಭಿಪ್ರಾಯವನ್ನು ಕಾಣುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಸಲ್ಲಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂಬಂತಹ ಸಂಯಮದ ಪದಗಳಲ್ಲಿ ದಾಖಲಿಸಬೇಕು. | Disagreement must be recorded in temperate words such as it appears and it is submitted. ಹಿಂದಿನ ಟಿಪ್ಪಣಿಯನ್ನು ತಪ್ಪು ಎಂದು ಕರೆಯದೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕಾರಣವನ್ನು ನೀಡಬೇಕು. | Without calling the earlier note wrong, a specific reason must be given.

Explanation: ಪರಿಶೀಲನೆಗೆ ಒಳಪಟ್ಟ ಕಾಗದವನ್ನು ನಕಲು ಮಾಡಿದರೆ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಉದ್ದವಾಗುತ್ತದೆಯೇ ಹೊರತು ಉಪಯುಕ್ತವಾಗುವುದಿಲ್ಲ. | Copying the paper under consideration makes the note long but not useful. ಅಧಿಕಾರಿ ಅದನ್ನು ಕಡತದಲ್ಲೇ ಓದಬಹುದು ಮತ್ತು ಟಿಪ್ಪಣಿಯ ಕೆಲಸ ಅದನ್ನು ಸಾರಾಂಶಗೊಳಿಸಿ ವಿಶ್ಲೇಷಿಸುವುದು. | The officer can read it on the file and the work of the note is to summarise and analyse it.

Explanation: ಟಿಪ್ಪಣಿಯ ಕೊನೆಯ ಪ್ಯಾರಾ ಯಾವಾಗಲೂ ಸಲ್ಲಿಕೆಯ ಸಾಲಾಗಿರಬೇಕು. | The last paragraph of a note must always be the line of submission. ಆದೇಶಕ್ಕಾಗಿ ಸಲ್ಲಿಸಲಾಗಿದೆ ಅಥವಾ ಅನುಮೋದನೆಗಾಗಿ ಸಲ್ಲಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಬರೆದು ಮುಗಿಸಬೇಕು. | It must end with submitted for orders or submitted for approval.

Explanation: ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದ ಪ್ರತಿ ಕಾಗದಕ್ಕೂ ಕಡತದಲ್ಲಿ ಅದರ ಪುಟ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸಬೇಕು. | A page number in the file must be given for every paper cited. ಇದರಿಂದ ಓದುವ ಅಧಿಕಾರಿ ಆ ಕಾಗದವನ್ನು ತಕ್ಷಣ ತಲುಪಬಹುದು ಮತ್ತು ಇದು ರೆಫರೆನ್ಸಿಂಗ್‌ನ ಅದೇ ತತ್ವ. | This lets the reading officer reach the paper at once and is the same principle as referencing.

Explanation: ಪ್ರತಿ ಆಯ್ಕೆಗೂ ಅದರ ಅನುಕೂಲ ಮತ್ತು ಮಿತಿ ಎರಡನ್ನೂ ಬರೆದು ನಂತರ ಯಾವುದನ್ನು ಏಕೆ ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಕಾರಣಸಹಿತ ಹೇಳಬೇಕು. | For each option both its advantage and limitation must be written, and then it must be stated with reasons which is recommended. ಆಯ್ಕೆಗಳನ್ನು ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಿ ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡದೆ ಬಿಡುವುದು ಅಪೂರ್ಣ ಟಿಪ್ಪಣಿ. | Listing options without recommending is an incomplete note.

Explanation: ಭಿನ್ನಾಭಿಪ್ರಾಯವನ್ನು ದಾಖಲಿಸುವ ಹಕ್ಕು ಇದೆ ಆದರೆ ಅದನ್ನು ಕಾರಣಗಳೊಂದಿಗೆ ಮತ್ತು ಸಂಯಮದ ಭಾಷೆಯಲ್ಲಿ ಹೊಸ ಟಿಪ್ಪಣಿಯಾಗಿ ದಾಖಲಿಸಬೇಕು. | There is a right to record disagreement but it must be recorded as a fresh note with reasons and in temperate language. ಹಿಂದಿನ ಟಿಪ್ಪಣಿಯನ್ನು ಅಳಿಸುವುದು ಅಥವಾ ಅದರ ಮೇಲೆ ಬರೆಯುವುದು ಎಂದಿಗೂ ಸಲ್ಲದು. | Erasing an earlier note or writing across it is never permissible.