Chapter test: ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರ | The Official Letter

Explanation: ಜ್ಞಾಪನೆ ಪತ್ರ ಚಿಕ್ಕದಾಗಿದ್ದು ಮೂಲ ವಿಷಯವನ್ನು ಮತ್ತೆ ವಿವರಿಸಬಾರದು ಮತ್ತು ಅದರ ಸ್ವರ ಸೌಜನ್ಯಯುತವಾಗಿರಬೇಕು. | A reminder must be short, must not restate the subject and must stay courteous in tone. ಹಿಂದಿನ ಪತ್ರವನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಲೇಬೇಕು. | The earlier letter must still be cited in the reference line.

Explanation: ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರವನ್ನು ಅಧಿಕಾರಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪರವಾಗಿ ಬರೆಯುವುದರಿಂದ ಒಕ್ಕಣೆ ನಾನು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದೇನೆ ಎಂಬ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಆರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. | Since an officer writes an official letter on behalf of the institution, the body opens with the form I am directed to state. ನನ್ನ ಅಭಿಪ್ರಾಯದಲ್ಲಿ ಎಂಬ ರೂಪ ವೈಯಕ್ತಿಕವಾಗಿದ್ದು ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಸಲ್ಲದು. | The form in my opinion is personal and is out of place in an official letter.

Explanation: ಹಲವು ಸ್ವೀಕೃತದಾರರಿಗೆ ಒಂದೇ ಸಂದೇಶ ಕಳುಹಿಸಲು ಸುತ್ತೋಲೆಯನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. | A circular is used to send one message to many recipients. ಅಧಿಸೂಚನೆ ರಾಜಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಟಿಸಬೇಕಾದ ವಿಷಯಗಳಿಗೆ ಮತ್ತು ಡಿಒ ಪತ್ರ ಒಬ್ಬ ಅಧಿಕಾರಿಗೆ ಮಾತ್ರ. | A notification is for matters to be published in the gazette and a demi official letter goes to one officer only.

Explanation: ಕರಡು ಬರೆಯುವ ಮೊದಲು ಸಂಖ್ಯೆ, ದಿನಾಂಕ, ವಿಷಯ, ಉಲ್ಲೇಖ, ಪ್ಯಾರಾಗಳು ಮತ್ತು ಸಮಾಪ್ತಿ ಎಂಬ ರಚನೆಯನ್ನು ಬರೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. | Before drafting one should write out the skeleton of number, date, subject, reference, paragraphs and subscription. ನೇರವಾಗಿ ಒಕ್ಕಣೆ ಬರೆದರೆ ಈ ಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದು ಬಿಟ್ಟುಹೋಗಿ ಅಂಕ ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಸಾಧ್ಯತೆ ಹೆಚ್ಚು. | Writing the body straight away makes it likely that one of these parts is left out and marks lost.

Explanation: ಉಲ್ಲೇಖ ಸಾಲು ಈ ಹಿಂದಿನ ಪತ್ರವನ್ನು ಅದರ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕದೊಂದಿಗೆ ಸೂಚಿಸಬೇಕು. | The reference line must cite the earlier letter with its number and date. ಪತ್ರದ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ವಿಷಯ ಸಾಲು ಹೇಳುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಈ ಎರಡರ ಗೊಂದಲ ಸಾಮಾನ್ಯ. | The purpose of the letter is stated by the subject line, and confusing the two is common.

Explanation: ಉತ್ತರ ಪತ್ರ ಮೇಲೆ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಎಂದು ಆರಂಭವಾಗಬೇಕು. | A reply should open with a reference to the letter cited above. ಇದರಿಂದ ಸ್ವೀಕೃತದಾರನಿಗೆ ಯಾವ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರ ಬಂದಿದೆ ಎಂದು ತಕ್ಷಣ ತಿಳಿಯುತ್ತದೆ. | This lets the addressee know at once which letter is being answered.

Explanation: ಪ್ರತಿ ಅಂಶಕ್ಕೂ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಪ್ಯಾರಾ ಇರಬೇಕು ಮತ್ತು ಪ್ಯಾರಾಗಳಿಗೆ ಸಂಖ್ಯೆ ಕೊಡಬೇಕು. | Each point should have its own paragraph and the paragraphs should be numbered. ಇದರಿಂದ ಉತ್ತರಿಸುವವರು ಯಾವ ಪ್ಯಾರಾಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ನಿಖರವಾಗಿ ಸೂಚಿಸಬಹುದು. | This lets the person replying indicate exactly which paragraph is being answered.

Explanation: ಸರ್ಕಾರದ ಹೊರಗಿನ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಮತ್ತು ಸಾರ್ವಜನಿಕರಿಗೆ ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರವನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. | The official letter is used for bodies outside the government and for members of the public. ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ ಸರ್ಕಾರದ ಒಳಗಿನ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಮತ್ತು ಅದೇ ಇಲ್ಲಿನ ಬಲೆ. | The office memorandum is for correspondence within the government, which is the trap here.

Explanation: ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಮಹಾಶಯರೇ ಎಂಬ ಸಂಬೋಧನೆಗೆ ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ ಎಂಬ ಸಮಾಪ್ತಿ ಹೊಂದುತ್ತದೆ. | In an official letter the salutation Sir is matched by the subscription Yours faithfully. ತಮ್ಮ ಆತ್ಮೀಯ ಎಂಬುದು ಹೆಸರಿನಿಂದ ಸಂಬೋಧಿಸುವ ಡಿಒ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಸೇರಿದ್ದು ಮತ್ತು ಈ ಜೋಡಿಯನ್ನು ಬೆರೆಸುವುದು ಸಾಮಾನ್ಯ ದೋಷ. | Yours sincerely belongs to a demi official letter addressed by name, and mixing the pair is a common defect.

Explanation: ದೃಢೀಕರಣವನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ದಾಖಲೆಗಳ ಆಧಾರದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ನೀಡಬೇಕು ಮತ್ತು ಉತ್ತರದಲ್ಲಿ ಅದನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳಬೇಕು. | Confirmation must be given solely on the basis of the records of the Institute and the reply must say so expressly. ಅಭ್ಯರ್ಥಿ ನೀಡಿದ ಪ್ರತಿಯನ್ನು ಆಧಾರವಾಗಿಟ್ಟುಕೊಂಡರೆ ಪರಿಶೀಲನೆಗೆ ಯಾವ ಅರ್ಥವೂ ಉಳಿಯುವುದಿಲ್ಲ. | If the copy supplied by the candidate were taken as the basis, the verification would have no meaning at all.