ಜ್ಞಾಪನೆ | The Reminder
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due
Key points
- ಜ್ಞಾಪನೆಯ ಕ್ರಮ ಮೊದಲ, ಎರಡನೇ ಮತ್ತು ನಂತರ ಡಿಒ ಪತ್ರ | The sequence is a first reminder, a second, then a demi official letter
- ಸ್ವರವನ್ನಲ್ಲ ಹಂತವನ್ನು ಏರಿಸಬೇಕು | It is the level that should rise and not the tone
- ಮೂಲ ಪತ್ರದ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಬೇಕು | The number and date of the original must be cited
- ಮೂಲ ವಿಷಯವನ್ನು ಮತ್ತೆ ವಿವರಿಸಬಾರದು | The subject must not be explained again
- ಜ್ಞಾಪನೆ ಮೂರು ಅಥವಾ ನಾಲ್ಕು ಸಾಲುಗಳನ್ನು ಮೀರಬಾರದು | A reminder should not exceed three or four lines
- ಅಂತಿಮ ಉತ್ತರ ಸಿದ್ಧವಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಮಧ್ಯಂತರ ಉತ್ತರ ಕಳುಹಿಸಬೇಕು | If the final reply is not ready an interim reply must be sent
- ಮಧ್ಯಂತರ ಉತ್ತರದಲ್ಲಿ ಅಂತಿಮ ಉತ್ತರದ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಹೇಳಬೇಕು | The interim reply must state the date of the final reply
On this page
ಜ್ಞಾಪನೆಯ ಕ್ರಮ | The Sequence of Reminders
- ನಿಗದಿತ ಅವಧಿ ಮುಗಿದ ನಂತರ ಮೊದಲ ಜ್ಞಾಪನೆ. | The first reminder after the prescribed period has passed.
- ಅದಕ್ಕೂ ಉತ್ತರ ಬರದಿದ್ದರೆ ಎರಡನೇ ಜ್ಞಾಪನೆ. | A second reminder if that too draws no reply.
- ಅದರ ನಂತರವೂ ಉತ್ತರ ಬರದಿದ್ದರೆ ಹಿರಿಯ ಅಧಿಕಾರಿಯಿಂದ ಡಿಒ ಪತ್ರ. | A demi official letter from a senior officer if there is still no reply.
ಏರಿಕೆಯ ತತ್ವ | The Principle of Escalation
ಜ್ಞಾಪನೆಯ ಸ್ವರವನ್ನು ಏರಿಸಬಾರದು ಮತ್ತು ಅದರ ಹಂತವನ್ನು ಏರಿಸಬೇಕು. | It is not the tone of a reminder that should rise but its level.
ಅಂದರೆ ಕಟುವಾದ ಪದಗಳ ಬದಲು ಹಿರಿಯ ಅಧಿಕಾರಿಯ ಸಹಿ. | That is, the signature of a senior officer instead of harsher words.
ಜ್ಞಾಪನೆಯ ನಿಯಮಗಳು | The Rules for a Reminder
- ಮೂಲ ಪತ್ರದ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಬೇಕು. | The number and date of the original letter must be cited.
- ಮೂಲ ವಿಷಯವನ್ನು ಮತ್ತೆ ವಿವರಿಸಬಾರದು. | The subject must not be explained again.
- ಅದು ಮೂರು ಅಥವಾ ನಾಲ್ಕು ಸಾಲುಗಳನ್ನು ಮೀರಬಾರದು. | It should not run beyond three or four lines.
- ಸ್ವರ ಸೌಜನ್ಯಯುತವಾಗಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ದೂರಿನಂತಿರಬಾರದು. | The tone must stay courteous and must not become a complaint.
- ಪ್ರತಿ ಜ್ಞಾಪನೆಯಲ್ಲೂ ಹಿಂದಿನ ಜ್ಞಾಪನೆಗಳನ್ನೂ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಬೇಕು. | Each reminder should also cite the earlier reminders.
ಮಧ್ಯಂತರ ಉತ್ತರ | The Interim Reply
ಜ್ಞಾಪನೆ ಬಂದಾಗ ಏನು ಮಾಡಬೇಕು | What to Do When a Reminder Arrives
ಅಂತಿಮ ಉತ್ತರ ಸಿದ್ಧವಿಲ್ಲದಿದ್ದರೂ ಮೌನವಾಗಿರಬಾರದು. | Even if the final reply is not ready, one must not stay silent.
ಪ್ರಕರಣ ಪರಿಶೀಲನೆಯಲ್ಲಿದೆ ಮತ್ತು ಅಂತಿಮ ಉತ್ತರವನ್ನು ಇಂತಹ ದಿನಾಂಕದೊಳಗೆ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುವುದು ಎಂಬ ಮಧ್ಯಂತರ ಉತ್ತರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬೇಕು. | An interim reply should be sent saying that the case is under examination and that the final reply will be sent by a stated date.
ಮಾದರಿ | A Model
ಮೊದಲ ಜ್ಞಾಪನೆ | A First Reminder
ವಿಷಯ: ಬಾಕಿ ಇರುವ ಬಳಕೆ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳ ವಿವರ | Subject: Details of pending utilisation certificates
ಉಲ್ಲೇಖ: ಈ ಕಚೇರಿಯ ಸಂಖ್ಯೆ ಐಐಟಿಡಿಎಚ್ ಆಡಳಿತ 88 2026, ದಿನಾಂಕ ಹತ್ತು ಮಾರ್ಚ್ 2026 | Reference: Letter of this office No. IITDh Admin 88 of 2026, dated the tenth of March 2026
ಒಂದು. ಮೇಲೆ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಇದುವರೆಗೆ ಉತ್ತರ ಸ್ವೀಕೃತವಾಗಿಲ್ಲ. | One. No reply has so far been received to the letter cited above.
ಎರಡು. ವಿಷಯ ಸಕಾಲಿಕ ಕ್ರಮವನ್ನು ಬಯಸುವುದರಿಂದ ಉತ್ತರವನ್ನು ಶೀಘ್ರವಾಗಿ ಕಳುಹಿಸಬೇಕೆಂದು ಕೋರಲಾಗಿದೆ. | Two. As the matter requires timely action, an early reply is requested.
ಪರೀಕ್ಷಾ ಸಲಹೆ | Exam tip
ಜ್ಞಾಪನೆಯ ಕರಡನ್ನು ಉದ್ದ ಮಾಡಿದರೆ ಅಂಕ ಹೆಚ್ಚುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಕಡಿಮೆಯಾಗುತ್ತದೆ. | Making a reminder draft long does not add marks and takes them away.
ಉಲ್ಲೇಖ, ಎರಡು ಸಾಲಿನ ಒಕ್ಕಣೆ ಮತ್ತು ಸಹಿ ಇಷ್ಟೇ ಸಾಕು. | The reference, a two line body and the signature are enough.
Practice questions
Answer all, then check. Explanations appear after checking.
Finished this topic? Tick it off.
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due