Daily current affairs on DailyCA
DailyCA NotesStudy notes for competitive exams My revisionsRevisions Sign in

ಸಂವಹನದ ರೂಪಗಳು ಮತ್ತು ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದ ರಚನೆ | The Forms of Communication and the Structure of an Official Letter

Basic 7 min read Updated

In the syllabus of IITDh AR

Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due

Key points

  • ಸರ್ಕಾರದ ಹೊರಗಿನವರಿಗೆ ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರ | An official letter goes to those outside the government
  • ಸರ್ಕಾರದ ಒಳಗಿನವರಿಗೆ ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ | An office memorandum goes to those within the government
  • ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಹನ್ನೊಂದು ಭಾಗಗಳಿವೆ | An official letter has eleven parts
  • ಒಕ್ಕಣೆ ನಾನು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದೇನೆ ಎಂಬ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಆರಂಭ | The body opens with the form I am directed to say
  • ಸಂಬೋಧನೆ ಮಹಾಶಯರೇ ಮತ್ತು ಸಮಾಪ್ತಿ ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ | The salutation is Sir and the subscription Yours faithfully
  • ಪ್ಯಾರಾಗಳಿಗೆ ಸಂಖ್ಯೆ ಕೊಡಬೇಕು | The paragraphs must be numbered
  • ವಿಷಯ ಸಾಲು ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಒಂದೇ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಹೇಳಬೇಕು | The subject line must state the purpose in one line
  • ಉಲ್ಲೇಖದಲ್ಲಿ ಹಿಂದಿನ ಪತ್ರದ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕ ಇರಬೇಕು | The reference must carry the number and date of the earlier letter
On this page
  1. ಸಂವಹನದ ಪ್ರಮುಖ ರೂಪಗಳು | The Main Forms of Communication
  2. ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದ ಭಾಗಗಳು | The Parts of an Official Letter
  3. ಭಾಷೆ ಮತ್ತು ಶೈಲಿ | Language and Style
  4. ವಿಷಯ ಮತ್ತು ಉಲ್ಲೇಖ | The Subject and the Reference

ಸಂವಹನದ ಪ್ರಮುಖ ರೂಪಗಳು | The Main Forms of Communication

ರೂಪ | Formಯಾರಿಗೆ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ | To whom it is used
ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರ | The official letterರಾಜ್ಯ ಸರ್ಕಾರಗಳು, ಇತರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಮತ್ತು ಸಾರ್ವಜನಿಕರಿಗೆ | To state governments, other bodies and members of the public
ಡಿಒ ಪತ್ರ | The demi official letterವೈಯಕ್ತಿಕ ಗಮನ ಬೇಕಾದಾಗ ಅಧಿಕಾರಿಯಿಂದ ಅಧಿಕಾರಿಗೆ | From officer to officer where personal attention is needed
ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ | The office memorandumಸರ್ಕಾರದ ಒಳಗಿನ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ | For correspondence within the government
ಕಚೇರಿ ಆದೇಶ | The office orderಕಚೇರಿಯ ಆಂತರಿಕ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳ ಪ್ರಕಟಣೆ | To announce internal arrangements of the office
ಅಧಿಸೂಚನೆ | The notificationರಾಜಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಟಿಸಬೇಕಾದ ವಿಷಯಗಳು | For matters to be published in the gazette
ಸುತ್ತೋಲೆ | The circularಹಲವು ಸ್ವೀಕೃತದಾರರಿಗೆ ಒಂದೇ ಸಂದೇಶ | One message to many recipients

ಅತಿ ಮುಖ್ಯ ಆಯ್ಕೆ | The Critical Choice

ಪರೀಕ್ಷೆಯಲ್ಲಿ ಮೊದಲ ಅಂಕ ಸರಿಯಾದ ರೂಪವನ್ನು ಆರಿಸುವುದರಲ್ಲಿದೆ. | In the examination the first marks lie in choosing the right form.

ಸರ್ಕಾರದ ಹೊರಗಿನವರಿಗೆ ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರ ಮತ್ತು ಒಳಗಿನವರಿಗೆ ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ ಎಂಬುದು ಮೂಲ ನಿಯಮ. | The basic rule is an official letter to those outside the government and an office memorandum to those within.

ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದ ಭಾಗಗಳು | The Parts of an Official Letter

  1. ಕಚೇರಿಯ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ವಿಳಾಸದ ಶಿರೋನಾಮೆ | The letter head with the name and address of the office
  2. ಪತ್ರ ಸಂಖ್ಯೆ ಅಂದರೆ ಕಡತ ಸಂಖ್ಯೆ | The letter number, which is the file number
  3. ಸ್ಥಳ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕ | The place and the date
  4. ರವಾನೆದಾರರ ವಿವರ | The sender, shown as From
  5. ಸ್ವೀಕೃತದಾರರ ವಿವರ | The addressee, shown as To
  6. ವಿಷಯ | The subject
  7. ಉಲ್ಲೇಖ | The reference
  8. ಸಂಬೋಧನೆ | The salutation
  9. ಪತ್ರದ ಒಕ್ಕಣೆ | The body of the letter
  10. ಸಮಾಪ್ತಿ ಮತ್ತು ಸಹಿ | The subscription and the signature
  11. ಪ್ರತಿ ರವಾನೆಯ ಪಟ್ಟಿ | The list of copies forwarded

ಭಾಷೆ ಮತ್ತು ಶೈಲಿ | Language and Style

ಅತಿ ಮುಖ್ಯ ಲಕ್ಷಣ | The Defining Feature

ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರವನ್ನು ಅಧಿಕಾರಿ ತನ್ನ ಪರವಾಗಿ ಬರೆಯುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪರವಾಗಿ ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ. | An official letter is not written by the officer on his own behalf but on behalf of the institution.

ಆದ್ದರಿಂದ ಒಕ್ಕಣೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ನಾನು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದೇನೆ ಎಂಬ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಆರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. | So the body normally opens with the form I am directed to say.

  • ಸಂಬೋಧನೆ ಮಹಾಶಯರೇ ಅಥವಾ ಮಹೋದಯರೇ ಎಂದಿರುತ್ತದೆ. | The salutation is Sir or Madam.
  • ಸಮಾಪ್ತಿ ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ ಎಂದಿರುತ್ತದೆ. | The subscription is Yours faithfully.
  • ಪ್ರತಿ ಅಂಶಕ್ಕೂ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಪ್ಯಾರಾ ಇರಬೇಕು ಮತ್ತು ಪ್ಯಾರಾಗಳಿಗೆ ಸಂಖ್ಯೆ ಕೊಡಬೇಕು. | Each point should have its own paragraph and the paragraphs should be numbered.
  • ವಾಕ್ಯಗಳು ಚಿಕ್ಕದಾಗಿ ಮತ್ತು ನೇರವಾಗಿರಬೇಕು. | Sentences should be short and direct.
  • ಭಾವನಾತ್ಮಕ ಅಥವಾ ಕಟುವಾದ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸಬಾರದು. | Emotional or harsh words must not be used.
  • ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ರೂಪಗಳನ್ನು ಮೊದಲ ಬಾರಿ ಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಬರೆದು ನಂತರ ಬಳಸಬೇಕು. | An abbreviation should be written in full the first time and used thereafter.

ವಿಷಯ ಮತ್ತು ಉಲ್ಲೇಖ | The Subject and the Reference

ವಿಷಯ ಸಾಲು ಪತ್ರದ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಒಂದೇ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಹೇಳಬೇಕು. | The subject line must state the purpose of the letter in a single line.

ಉಲ್ಲೇಖ ಸಾಲು ಈ ಹಿಂದಿನ ಪತ್ರವನ್ನು ಅದರ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕದೊಂದಿಗೆ ಸೂಚಿಸಬೇಕು. | The reference line must cite the earlier letter with its number and date.

ಸಾಮಾನ್ಯ ದೋಷ | A Common Defect

ವಿಷಯ ಸಾಲನ್ನು ಅಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಬರೆಯುವುದು ಅಥವಾ ಬಿಟ್ಟುಬಿಡುವುದು ಅಂಕ ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳುವ ಸುಲಭ ದಾರಿ. | Writing a vague subject line or omitting it is an easy way to lose marks.

ವಿಷಯ ಸಾಲನ್ನು ಓದಿದ ತಕ್ಷಣ ಪತ್ರ ಯಾವುದರ ಬಗ್ಗೆ ಎಂದು ತಿಳಿಯಬೇಕು. | A reader should know what the letter is about the moment the subject line is read.

ಪರೀಕ್ಷಾ ಸಲಹೆ | Exam tip

ಪ್ರಶ್ನೆ ಓದಿದ ತಕ್ಷಣ ಸ್ವೀಕೃತದಾರ ಯಾರು ಎಂದು ಗುರುತಿಸಿ. | Identify the addressee the moment you read the question.

ಸ್ವೀಕೃತದಾರ ಸರ್ಕಾರದ ಹೊರಗಿದ್ದರೆ ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರ ಮತ್ತು ಒಳಗಿದ್ದರೆ ಬೇರೆ ರೂಪ. | If the addressee is outside the government it is an official letter and if inside it is a different form.

Practice questions

Answer all, then check. Explanations appear after checking.

1ಸರ್ಕಾರದ ಹೊರಗಿನ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಬರೆಯುವಾಗ ಯಾವ ರೂಪವನ್ನು ಬಳಸಬೇಕು? | Which form should be used when writing to a body outside the government?
2ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದ ಒಕ್ಕಣೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಯಾವ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಆರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ? | In what form does the body of an official letter normally open?
3ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಮಹಾಶಯರೇ ಎಂಬ ಸಂಬೋಧನೆಗೆ ಯಾವ ಸಮಾಪ್ತಿ ಹೊಂದುತ್ತದೆ? | Which subscription matches the salutation Sir in an official letter?
4ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದ ಉಲ್ಲೇಖ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಏನಿರಬೇಕು? | What must the reference line of an official letter contain?
5ಹಲವು ಸ್ವೀಕೃತದಾರರಿಗೆ ಒಂದೇ ಸಂದೇಶ ಕಳುಹಿಸಲು ಯಾವ ರೂಪವನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ? | Which form is used to send one message to many recipients?

Finished this topic? Tick it off.

Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due