ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದ ಮಾದರಿ ಕರಡುಗಳು | Model Drafts of the Official Letter
In the syllabus of IITDh AR
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due
Key points
- ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದ ಒಕ್ಕಣೆ ನಾನು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದೇನೆ ಎಂದು ಆರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ | The body of an official letter opens with I am directed to state
- ಪ್ರತಿ ಅಂಶಕ್ಕೂ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಪ್ಯಾರಾ ಇರಬೇಕು | Each point needs its own numbered paragraph
- ಉತ್ತರ ಪತ್ರ ಹಿಂದಿನ ಪತ್ರವನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿ ಆರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ | A reply opens by citing the earlier letter
- ಜ್ಞಾಪನೆ ಚಿಕ್ಕದಾಗಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ವಿಷಯವನ್ನು ಮತ್ತೆ ವಿವರಿಸಬಾರದು | A reminder must be short and not restate the subject
- ಜ್ಞಾಪನೆಯ ಸ್ವರ ಸೌಜನ್ಯಯುತವಾಗಿರಬೇಕು | The tone of a reminder must stay courteous
- ಮಹಾಶಯರೇ ಜೊತೆ ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ ಎಂಬ ಜೋಡಿ ಸರಿ | Sir pairs with Yours faithfully
- ದಾಖಲೆಯ ಆಧಾರದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ದೃಢೀಕರಣ ನೀಡಬೇಕು | Confirmation must be given only on the basis of the record
- ಕರಡು ಬರೆಯುವ ಮೊದಲು ರಚನೆಯನ್ನು ಬರೆದುಕೊಳ್ಳಿ | Write out the skeleton before drafting
On this page
ಮಾದರಿ ಒಂದು: ಮಾಹಿತಿ ಕೋರುವ ಪತ್ರ | Model One: A Letter Seeking Information
ಸನ್ನಿವೇಶ | The Situation
ಸಂಸ್ಥೆ ಬೋಧಕೇತರ ಹುದ್ದೆಗಳ ಮೀಸಲಾತಿ ರೋಸ್ಟರ್ ಬಗ್ಗೆ ಸಚಿವಾಲಯದ ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣ ಕೋರುತ್ತಿದೆ. | The institute is seeking the clarification of the ministry on the reservation roster for non-teaching posts.
| ಭಾಗ | Part | ಕರಡು | The draft |
|---|---|
| ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕ | Number and date | ಸಂಖ್ಯೆ ಐಐಟಿಡಿಎಚ್ ಆಡಳಿತ 12 2026, ಧಾರವಾಡ, ದಿನಾಂಕ ಹತ್ತು ಜನವರಿ 2026 | No. IITDh Admin 12 of 2026, Dharwad, dated the tenth of January 2026 |
| ರವಾನೆದಾರರು | From | ಕುಲಸಚಿವರು, ಭಾರತೀಯ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನ ಸಂಸ್ಥೆ ಧಾರವಾಡ | The Registrar, Indian Institute of Technology Dharwad |
| ಸ್ವೀಕೃತದಾರರು | To | ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗಳು, ಉನ್ನತ ಶಿಕ್ಷಣ ಇಲಾಖೆ, ಶಿಕ್ಷಣ ಸಚಿವಾಲಯ, ನವದೆಹಲಿ | The Secretary, Department of Higher Education, Ministry of Education, New Delhi |
| ವಿಷಯ | Subject | ಬೋಧಕೇತರ ಹುದ್ದೆಗಳ ಮೀಸಲಾತಿ ರೋಸ್ಟರ್ ಕುರಿತ ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣ ಕೋರಿಕೆ | Clarification sought on the reservation roster for non-teaching posts |
| ಸಂಬೋಧನೆ | Salutation | ಮಹಾಶಯರೇ | Sir |
ಒಕ್ಕಣೆ | The Body
ಒಂದು. ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಬೋಧಕೇತರ ಹುದ್ದೆಗಳಿಗೆ ನೇಮಕಾತಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಆರಂಭವಾಗಿದ್ದು ಈ ಸಂಬಂಧ ಒಂದು ಅಂಶದಲ್ಲಿ ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣ ಅಗತ್ಯವಿದೆ ಎಂದು ತಿಳಿಸಲು ನಾನು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದೇನೆ. | One. I am directed to state that the recruitment process for non-teaching posts has begun in the Institute and that a clarification is needed on one point in this connection.
ಎರಡು. ಪ್ರಸ್ತುತ ನೇಮಕಾತಿ ಬಹಿರಂಗ ಜಾಹೀರಾತಿನ ಮೂಲಕ ನಡೆಯುತ್ತಿದ್ದು ಅದು ಬಹಿರಂಗ ಸ್ಪರ್ಧೆಯ ವ್ಯಾಪ್ತಿಗೆ ಬರುತ್ತದೆಯೇ ಎಂಬ ಬಗ್ಗೆ ಸ್ಪಷ್ಟತೆ ಕೋರಲಾಗಿದೆ. | Two. The present recruitment is by open advertisement and clarification is sought on whether it falls within the scope of open competition.
ಮೂರು. ಈ ಅಂಶ ಅನ್ವಯಿಸಬೇಕಾದ ಮೀಸಲಾತಿಯ ಪ್ರಮಾಣವನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುವುದರಿಂದ ಆದ್ಯತೆಯ ಮೇಲೆ ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣ ನೀಡಬೇಕೆಂದು ಕೋರಲಾಗಿದೆ. | Three. As this point decides the percentages of reservation to be applied, a clarification on priority is requested.
ಸಮಾಪ್ತಿ, ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ, ಸಹಿ, ಕುಲಸಚಿವರು. | Subscription, Yours faithfully, signature, Registrar.
ಮಾದರಿ ಎರಡು: ಉತ್ತರಿಸುವ ಪತ್ರ | Model Two: A Letter in Reply
ಸನ್ನಿವೇಶ | The Situation
ಒಬ್ಬ ಮಾಜಿ ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿ ಪದವಿ ಪರಿಶೀಲನೆಗೆ ಕೋರಿದ್ದು ಅದಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ. | A former student has asked for verification of a degree and a reply has to be sent.
ಒಕ್ಕಣೆ | The Body
ಒಂದು. ಮೇಲೆ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದ ತಮ್ಮ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಈ ಕೆಳಗಿನಂತೆ ತಿಳಿಸಲು ನಾನು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದೇನೆ. | One. With reference to your letter cited above, I am directed to state as follows.
ಎರಡು. ಸಂಸ್ಥೆಯ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರಕಾರ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಅಭ್ಯರ್ಥಿ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮವನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಪದವಿಯನ್ನು ಘಟಿಕೋತ್ಸವದಲ್ಲಿ ಪ್ರದಾನ ಮಾಡಲಾಗಿದೆ. | Two. According to the records of the Institute the candidate concerned completed the programme cited and the degree was conferred at the convocation.
ಮೂರು. ಈ ದೃಢೀಕರಣವನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ದಾಖಲೆಗಳ ಆಧಾರದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ನೀಡಲಾಗಿದೆ. | Three. This confirmation is given solely on the basis of the records of the Institute.
ಮಾದರಿ ಮೂರು: ಜ್ಞಾಪನೆ ಪತ್ರ | Model Three: A Reminder
ಒಕ್ಕಣೆ | The Body
ಒಂದು. ಮೇಲೆ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದ ಈ ಕಚೇರಿಯ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಇದುವರೆಗೆ ಯಾವುದೇ ಉತ್ತರ ಸ್ವೀಕೃತವಾಗಿಲ್ಲ ಎಂದು ತಿಳಿಸಲು ನಾನು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದೇನೆ. | One. I am directed to state that no reply has so far been received to the letter of this office cited above.
ಎರಡು. ವಿಷಯ ಸಕಾಲಿಕ ಕ್ರಮವನ್ನು ಬಯಸುವುದರಿಂದ ಉತ್ತರವನ್ನು ಶೀಘ್ರವಾಗಿ ಕಳುಹಿಸಬೇಕೆಂದು ಕೋರಲಾಗಿದೆ. | Two. As the matter requires timely action, an early reply is requested.
ಜ್ಞಾಪನೆಯ ಸ್ವರ | The Tone of a Reminder
ಜ್ಞಾಪನೆ ಪತ್ರ ಚಿಕ್ಕದಾಗಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ಮೂಲ ವಿಷಯವನ್ನು ಮತ್ತೆ ವಿವರಿಸಬಾರದು. | A reminder must be short and must not restate the whole subject again.
ಅದರ ಸ್ವರ ದೂರು ನೀಡುವಂತಿರಬಾರದು ಮತ್ತು ಸೌಜನ್ಯಯುತವಾಗಿರಬೇಕು. | Its tone must not be one of complaint and must stay courteous.
ಮೌಲ್ಯಮಾಪನದ ಅಂಶಗಳು | The Points on Which a Draft Is Marked
| ಅಂಶ | Point | ಸಾಮಾನ್ಯ ದೋಷ | The common defect |
|---|---|
| ಸರಿಯಾದ ರೂಪ | The right form | ಒಳಗಿನವರಿಗೆ ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರ ಬರೆಯುವುದು | Writing an official letter to someone within the government |
| ವಿಷಯ ಸಾಲು | The subject line | ಅಸ್ಪಷ್ಟ ಅಥವಾ ಬಿಟ್ಟುಹೋದ ವಿಷಯ | A vague or missing subject |
| ಪ್ಯಾರಾ ಸಂಖ್ಯೆ | Paragraph numbering | ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಒಂದೇ ಪ್ಯಾರಾದಲ್ಲಿ ಬರೆಯುವುದು | Writing everything in a single paragraph |
| ಸಂಬೋಧನೆ ಮತ್ತು ಸಮಾಪ್ತಿಯ ಜೋಡಿ | The salutation and subscription pair | ಮಹಾಶಯರೇ ಜೊತೆ ತಮ್ಮ ಆತ್ಮೀಯ ಎಂದು ಬರೆಯುವುದು | Pairing Sir with Yours sincerely |
| ಸ್ವರ | The tone | ಕಟುವಾದ ಅಥವಾ ಭಾವನಾತ್ಮಕ ಪದಗಳು | Harsh or emotional words |
ಪರೀಕ್ಷಾ ಸಲಹೆ | Exam tip
ಕರಡು ಬರೆಯುವ ಮೊದಲು ಒಂದು ನಿಮಿಷ ರಚನೆಯನ್ನು ಬರೆದುಕೊಳ್ಳಿ. | Spend a minute writing out the skeleton before drafting.
ಸಂಖ್ಯೆ, ದಿನಾಂಕ, ವಿಷಯ, ಉಲ್ಲೇಖ, ಪ್ಯಾರಾಗಳು, ಸಮಾಪ್ತಿ ಎಂಬ ಕ್ರಮವನ್ನು ಬಿಟ್ಟುಹೋದರೆ ಅಂಕ ಹೋಗುತ್ತದೆ. | Marks go if the order of number, date, subject, reference, paragraphs and subscription is broken.
Practice questions
Answer all, then check. Explanations appear after checking.
Finished this topic? Tick it off.
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due