ಖರೀದಿ ಟಿಪ್ಪಣಿಯ ಏಳು ಹೆಜ್ಜೆಗಳು | The Seven Steps of a Procurement Note
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due
Key points
- ಖರೀದಿ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಸರಿಯಾದ ಮಾರ್ಗ ಅನುಸರಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಸಾಬೀತುಪಡಿಸಬೇಕು | A procurement note must establish that the correct route was followed
- ಅದನ್ನು ಮುಂದೆ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರು ಓದುತ್ತಾರೆ | It will later be read by the auditors
- ಏಳು ಹೆಜ್ಜೆಗಳು ಅಗತ್ಯ, ವಿಶೇಷಣ, ಜೆಇಎಂ, ವಿಧಾನ, ಬಜೆಟ್, ಒಪ್ಪಿಗೆ ಮತ್ತು ಸಲ್ಲಿಕೆ | The seven steps are requirement, specification, GeM, method, budget, concurrence and submission
- ಜೆಇಎಂ ಪರಿಶೀಲನೆ ಮುಂದಿನ ಎಲ್ಲಾ ಹೆಜ್ಜೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುತ್ತದೆ | The GeM check decides every step that follows
- ಅನುಪಲಬ್ಧತೆಯ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಕಡತದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲೇಬೇಕು | The record of non-availability must be placed on the file
- ವಿಶೇಷಣ ಯಾವುದೇ ಬ್ರಾಂಡ್‌ಗೆ ಪಕ್ಷಪಾತ ಮಾಡಬಾರದು | The specification must not be biased towards any brand
- ಪ್ರಶ್ನೆ ಮೊತ್ತ ನೀಡದಿದ್ದರೆ ಜಾರಿಯಲ್ಲಿರುವ ಮಿತಿಯ ಪ್ರಕಾರ ಎಂದು ಬರೆಯಿರಿ | If the question gives no amount, write as per the limit in force
- ಪ್ರತಿ ಹೆಜ್ಜೆಗೂ ಪುಟ ಸಂಖ್ಯೆ ನೀಡಿ | Give a page number for every step
On this page
ಖರೀದಿ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಏನನ್ನು ಸಾಬೀತುಪಡಿಸಬೇಕು | What a Procurement Note Must Establish
ಖರೀದಿ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಅನುಮೋದನೆಯನ್ನು ಕೋರುವುದಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲ ಮತ್ತು ಅದು ಸರಿಯಾದ ಮಾರ್ಗವನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲಾಗಿದೆ ಎಂದೂ ಸಾಬೀತುಪಡಿಸಬೇಕು. | A procurement note does not merely seek approval but must also establish that the correct route has been followed.
ಏಕೆ ಇದು ಮುಖ್ಯ | Why This Matters
ಈ ಟಿಪ್ಪಣಿಯನ್ನು ಮುಂದೆ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರು ಓದುತ್ತಾರೆ. | This note will later be read by the auditors.
ಆಗ ಕಡತದಲ್ಲಿ ಇರುವುದೇ ಉತ್ತರ ಮತ್ತು ನೆನಪಿನಲ್ಲಿರುವುದಲ್ಲ. | At that point what is on the file is the answer, not what is in memory.
ಏಳು ಹೆಜ್ಜೆಗಳು | The Seven Steps
| ಹೆಜ್ಜೆ | Step | ಏನನ್ನು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು | What to record |
|---|---|
| ಒಂದು. ಅಗತ್ಯ | One. The requirement | ಯಾರು ಕೋರಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಯಾವುದಕ್ಕಾಗಿ, ಪುಟ ಸಂಖ್ಯೆಯೊಂದಿಗೆ | Who has asked and for what, with the page number |
| ಎರಡು. ವಿಶೇಷಣ | Two. The specification | ಅದು ಯಾವುದೇ ಬ್ರಾಂಡ್‌ಗೆ ಪಕ್ಷಪಾತ ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ ಎಂಬುದು | That it is not biased towards any brand |
| ಮೂರು. ಜೆಇಎಂ ಪರಿಶೀಲನೆ | Three. The GeM check | ವಸ್ತು ಪೋರ್ಟಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಇದೆಯೇ ಇಲ್ಲವೇ ಮತ್ತು ಅದರ ದಾಖಲೆ | Whether the item is on the portal and the record of that check |
| ನಾಲ್ಕು. ಖರೀದಿ ವಿಧಾನ | Four. The method of purchase | ಯಾವ ವಿಧಾನ ಮತ್ತು ಏಕೆ | Which method and why |
| ಐದು. ಬಜೆಟ್ ಅವಕಾಶ | Five. Budget provision | ಯಾವ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯಡಿ ಮತ್ತು ಅವಕಾಶವಿದೆ ಎಂಬ ದೃಢೀಕರಣ | Under which head, with a certificate that provision exists |
| ಆರು. ಹಣಕಾಸು ಒಪ್ಪಿಗೆ | Six. Financial concurrence | ಪಡೆಯಲಾಗಿದೆಯೇ ಅಥವಾ ಕೋರಲಾಗುತ್ತಿದೆಯೇ | Whether obtained or now being sought |
| ಏಳು. ಸಲ್ಲಿಕೆ | Seven. The submission | ಸಕ್ಷಮ ಪ್ರಾಧಿಕಾರದ ಅನುಮೋದನೆಗಾಗಿ | For the approval of the competent authority |
ಹೆಜ್ಜೆ ಮೂರು ಏಕೆ ನಿರ್ಣಾಯಕ | Why Step Three Decides Everything
ಜೆಇಎಂ ಪರಿಶೀಲನೆಯೇ ಮುಂದಿನ ಎಲ್ಲಾ ಹೆಜ್ಜೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುತ್ತದೆ. | The GeM check decides every step that follows.
ವಸ್ತು ಪೋರ್ಟಲ್‌ನಲ್ಲಿದ್ದರೆ ಅಲ್ಲಿಯೇ ಖರೀದಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಟೆಂಡರ್‌ನ ಪ್ರಶ್ನೆಯೇ ಬರುವುದಿಲ್ಲ. | If the item is on the portal it must be bought there and the question of a tender does not arise.
ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಆ ಅನುಪಲಬ್ಧತೆಯ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಕಡತದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲೇಬೇಕು. | If it is not, the record of that non-availability must be placed on the file.
ಅಂಕಿಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕು | How to Handle the Figures
ಪರೀಕ್ಷೆಯಲ್ಲಿ ಸುರಕ್ಷಿತ ಕ್ರಮ | The Safe Course in the Examination
ಖರೀದಿಯ ಹಣದ ಮಿತಿಗಳನ್ನು ಕಾಲಕಾಲಕ್ಕೆ ಪರಿಷ್ಕರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. | The monetary thresholds for procurement are revised from time to time.
ಪ್ರಶ್ನೆಯೇ ಒಂದು ಮೊತ್ತವನ್ನು ನೀಡಿದರೆ ಅದನ್ನು ಬಳಸಿ. | If the question itself gives an amount, use it.
ನೀಡದಿದ್ದರೆ ಜಾರಿಯಲ್ಲಿರುವ ಮಿತಿಯ ಪ್ರಕಾರ ಎಂದು ಬರೆದು ವಿಧಾನವನ್ನು ಹೆಸರಿಸಿ. | If it does not, write as per the limit in force and name the method.
ನೆನಪಿನಿಂದ ಅಂಕಿಯನ್ನು ಬರೆದು ಅದು ಹಳೆಯದಾಗಿದ್ದರೆ ಅಂಕ ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತೀರಿ. | Writing a figure from memory that turns out to be outdated costs marks.
ಮಾದರಿ ಟಿಪ್ಪಣಿ | A Model Note
ಖರೀದಿ ಅನುಮೋದನೆ ಕೋರುವ ಟಿಪ್ಪಣಿ | A Note Seeking Procurement Approval
ಒಂದು. ಪುಟ ಆರರಲ್ಲಿರುವ ಪ್ರಸ್ತಾವನೆಯ ಮೂಲಕ ಭೌತಶಾಸ್ತ್ರ ಪ್ರಯೋಗಾಲಯಕ್ಕೆ ಉಪಕರಣವನ್ನು ಖರೀದಿಸಲು ಕೋರಲಾಗಿದೆ. | One. By the proposal at page six the purchase of equipment for the physics laboratory is sought.
ಎರಡು. ಪುಟ ಏಳರಲ್ಲಿರುವ ವಿಶೇಷಣವನ್ನು ವಿಭಾಗ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ್ದು ಅದು ಯಾವುದೇ ಒಂದು ಬ್ರಾಂಡ್ ಅನ್ನು ಹೆಸರಿಸುವುದಿಲ್ಲ. | Two. The specification at page seven has been prepared by the department and names no single brand.
ಮೂರು. ಈ ಉಪಕರಣ ಜೆಇಎಂ ಪೋರ್ಟಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯವಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಪೋರ್ಟಲ್‌ನಿಂದ ಪಡೆದ ಅನುಪಲಬ್ಧತೆಯ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಪುಟ ಎಂಟರಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗಿದೆ. | Three. The equipment is not available on the GeM portal and the record of non-availability obtained from the portal has been placed at page eight.
ನಾಲ್ಕು. ಜಾರಿಯಲ್ಲಿರುವ ಮಿತಿಯ ಪ್ರಕಾರ ಪ್ರಸ್ತಾವಿತ ಮೊತ್ತಕ್ಕೆ ಸೀಮಿತ ಟೆಂಡರ್ ವಿಧಾನ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತದೆ. | Four. As per the limit in force the limited tender method applies to the proposed value.
ಐದು. ಈ ವೆಚ್ಚಕ್ಕೆ ಪ್ರಯೋಗಾಲಯ ಉಪಕರಣ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯಡಿ ಬಜೆಟ್ ಅವಕಾಶವಿದೆ ಎಂದು ಪರಿಶೀಲಿಸಲಾಗಿದೆ. | Five. It has been verified that budget provision for this expenditure exists under the head of laboratory equipment.
ಆರು. ಹಣಕಾಸು ವಿಭಾಗದ ಒಪ್ಪಿಗೆಯನ್ನು ಪುಟ ಒಂಬತ್ತರಲ್ಲಿ ಪಡೆಯಲಾಗಿದೆ. | Six. The concurrence of the Finance Section has been obtained at page nine.
ಏಳು. ಸೀಮಿತ ಟೆಂಡರ್ ಮೂಲಕ ಖರೀದಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ಆರಂಭಿಸಲು ಅನುಮೋದನೆ ಕೋರಿ ಸಲ್ಲಿಸಲಾಗಿದೆ. | Seven. Submitted for approval to commence the procurement process by limited tender.
ಸಹಿ, ದಿನಾಂಕ, ಹೆಸರು, ಸಹಾಯಕ ಕುಲಸಚಿವರು, ಆಡಳಿತ | Signature, date, name, Assistant Registrar, Administration
ಪರೀಕ್ಷಾ ಸಲಹೆ | Exam tip
ಈ ಟಿಪ್ಪಣಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿ ಹೆಜ್ಜೆಗೂ ಒಂದು ಪುಟ ಸಂಖ್ಯೆ ಇರುವುದನ್ನು ಗಮನಿಸಿ. | Notice that every step in this note carries a page number.
ಪುಟ ಸಂಖ್ಯೆಯೇ ಟಿಪ್ಪಣಿಯನ್ನು ಹೇಳಿಕೆಯಿಂದ ಸಾಕ್ಷ್ಯವಾಗಿ ಬದಲಿಸುತ್ತದೆ. | It is the page number that turns the note from an assertion into evidence.
Practice questions
Answer all, then check. Explanations appear after checking.
Finished this topic? Tick it off.
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due