Daily current affairs on DailyCA
DailyCA NotesStudy notes for competitive exams My revisionsRevisions Sign in

ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ವರ್ಡ್ ಮತ್ತು ಎಕ್ಸೆಲ್, ನಿಯಂತ್ರಣಗಳು ಮತ್ತು ಸಿಕ್ಕುಗಳು | Word and Excel in Office Work, Controls and Traps

Advanced 12 min read Updated

Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due

Key points

  • ಮರೆಮಾಡಿದ ಕಾಲಮ್ ರಕ್ಷಣೆ ಅಲ್ಲ, ದತ್ತಾಂಶ ಕಡತದಲ್ಲಿ ಉಳಿದಿರುತ್ತದೆ | A hidden column is not protection, the data stays inside the file
  • ಅಂತಿಮವೆಂದು ಗುರುತಿಸು ಸೂಚನೆ ಮಾತ್ರ, ತೆರೆಯಲು ಗುಪ್ತಪದ ಮಾತ್ರ ಕೂಟಬದ್ಧ ರಕ್ಷಣೆ | Mark as Final is only a hint, only a password to open gives encryption
  • ಹೊರಗೆ ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ದಾಖಲೆ ಪರಿಶೀಲಕ ಓಡಿಸಿ ಮೇಟಾದತ್ತಾಂಶ ತೆಗೆಯಿರಿ | Run the Document Inspector and strip metadata before sending out
  • ಸೋಸಿದ ಪಟ್ಟಿಗೆ ಸಬ್ಟೋಟಲ್, ಸಮ್ ಅಲ್ಲ | SUBTOTAL for a filtered list, not SUM
  • ಅಲಂಕಾರ ಪೂರ್ಣಾಂಕೀಕರಣ ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ, ರೌಂಡ್ ಮಾಡುತ್ತದೆ | Formatting does not round, ROUND does
  • ಸಿಎಸ್ವಿ ಮುಂದಿನ ಸೊನ್ನೆಗಳನ್ನು ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ, ಸಂಕೇತ ಕಾಲಮ್ ಅನ್ನು ಪಠ್ಯವಾಗಿ ಆಮದು ಮಾಡಿ | A CSV loses leading zeros, import a code column as text
  • ವಿಲೀನ ಕೋಶಗಳು ಕ್ರಮಬದ್ಧಗೊಳಿಸುವಿಕೆ ಮತ್ತು ಪಿವಟ್ ಅನ್ನು ಮುರಿಯುತ್ತವೆ | Merged cells break sorting and pivots
  • ಅಳಿಸುವ ಮೊದಲು ಅನುಗಾಮಿ ಜಾಡು ನೋಡಿ | Look at Trace Dependents before deleting
  • ಮೇಲ್ ಮರ್ಜ್ ಖಾಸಗಿತನವನ್ನು ಕಾಪಾಡುತ್ತದೆ, ಒಂದೇ ಅಂಚೆಯಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಕಳುಹಿಸಬೇಡಿ | Mail merge protects privacy, do not send one mail to everybody
  • ದೀರ್ಘಕಾಲೀನ ದಾಖಲೆಗೆ ಪಿಡಿಎಫ್ ಎ, ಹುಡುಕಾಟ ಬೇಕಾದರೆ ಅಕ್ಷರ ಗುರುತಿಸುವಿಕೆ | PDF slash A for long term records, character recognition if search is needed
  • ಕೌಂಟ್ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು, ಕೌಂಟ್ಎ ಖಾಲಿ ಅಲ್ಲದ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಎಣಿಸುತ್ತದೆ | COUNT counts numbers, COUNTA counts everything not empty
  • ಮೂಲ ಪ್ರತಿಯ ಮೇಲೆ ಪ್ರಯೋಗ ಮಾಡಬೇಡಿ, ಪ್ರತಿ ಮಾಡಿ | Never experiment on the original, take a copy
On this page
  1. ಸಹಾಯಕ ಕುಲಸಚಿವರ ಮೇಜಿನ ಮೇಲೆ ಈ ಎರಡು ತಂತ್ರಾಂಶಗಳು | These two tools on the desk of an Assistant Registrar
  2. ಆವೃತ್ತಿ ನಿಯಂತ್ರಣ ಮತ್ತು ಕಡತ ಹೆಸರಿಡುವ ಪದ್ಧತಿ | Version control and file naming
  3. ರಕ್ಷಣೆ, ನಿಜವಾದ ಮತ್ತು ನಕಲಿ | Protection, the real and the false
  4. ಸೂತ್ರ ಪರಿಶೋಧನೆ, ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಧಕ ಕೇಳುವುದನ್ನೇ ಕೇಳಿ | Formula auditing, ask what the auditor will ask
  5. ಸಂಬಳ ಮತ್ತು ಬಜೆಟ್ ಹಾಳೆಯಲ್ಲಿ ಆಗುವ ನಿಜವಾದ ತಪ್ಪುಗಳು | The real mistakes in a pay or budget sheet
  6. ಎಣಿಕೆ ಮತ್ತು ಗುಂಪು ಲೆಕ್ಕ, ಆಡಳಿತ ಬಳಕೆ | Counting and group totals in administration
  7. ಮೇಲ್ ಮರ್ಜ್ ಮತ್ತು ಖಾಸಗಿತನ | Mail merge and privacy
  8. ಇ ಆಫೀಸ್ ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಯ ಬಾಳಿಕೆ | e-Office and the durability of a record
  9. ಸಿಕ್ಕುಗಳ ಕೋಷ್ಟಕ | Table of traps

ಸಹಾಯಕ ಕುಲಸಚಿವರ ಮೇಜಿನ ಮೇಲೆ ಈ ಎರಡು ತಂತ್ರಾಂಶಗಳು | These two tools on the desk of an Assistant Registrar

ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ ಪ್ರಶ್ನೆ ಇನ್ನು ಮುಂದೆ ಇದನ್ನು ಹೇಗೆ ಮಾಡುವುದು ಎಂಬುದಲ್ಲ, ಇದನ್ನು ಹಾಗೆ ಮಾಡಿದರೆ ಯಾವ ಅಪಾಯ ಎಂಬುದು. | At this level the question is no longer how to do this, it is what the risk is if it is done that way.

ಒಂದು ತಪ್ಪು ಸೂತ್ರ ಅಥವಾ ಒಂದು ಮರೆತ ಗೋಪ್ಯ ಕಾಲಮ್ ಕಚೇರಿಯ ದಾಖಲೆಯಾಗಿ ಹೊರಹೋಗಿದ ಮೇಲೆ ಅದನ್ನು ಹಿಂತೆಗೆಯಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. | Once a wrong formula or a forgotten hidden column has gone out as an office record it cannot be taken back.

ಆವೃತ್ತಿ ನಿಯಂತ್ರಣ ಮತ್ತು ಕಡತ ಹೆಸರಿಡುವ ಪದ್ಧತಿ | Version control and file naming

  • ಕಡತದ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ ವಿಷಯ, ದಿನಾಂಕ ವರ್ಷ ತಿಂಗಳು ದಿನ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಆವೃತ್ತಿ ಸಂಖ್ಯೆ ಇರಬೇಕು, ಆಗ ಕ್ರಮಬದ್ಧಗೊಳಿಸಿದಾಗ ಕಾಲಕ್ರಮ ತಾನಾಗಿ ಬರುತ್ತದೆ. | A file name should carry the subject, the date in year month day order and a version number, so that sorting automatically gives chronological order.
  • ಅಂತಿಮ, ಅಂತಿಮ ಎರಡು, ನಿಜವಾಗಿ ಅಂತಿಮ ಎಂಬ ಹೆಸರುಗಳು ಗೊಂದಲ ಹುಟ್ಟಿಸುತ್ತವೆ, ಆವೃತ್ತಿ ಸಂಖ್ಯೆ ಬಳಸುವುದು ಸುರಕ್ಷಿತ. | Names like final, final two and really final create confusion, using a version number is safer.
  • ಅಂತಿಮವೆಂದು ಗುರುತಿಸು (Mark as Final) ಎಂಬುದು ಕೇವಲ ಸೂಚನೆ, ಅದು ಗೋಪ್ಯತೆ ಅಲ್ಲ, ಓದುಗ ಅದನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ಆಫ್ ಮಾಡಬಲ್ಲ. | Mark as Final is only an indication, it is not security, and a reader can switch it off easily.

ರಕ್ಷಣೆ, ನಿಜವಾದ ಮತ್ತು ನಕಲಿ | Protection, the real and the false

ಕ್ರಮ | Measureನಿಜವಾಗಿ ಏನು ಮಾಡುತ್ತದೆ | What it really does
ತೆರೆಯಲು ಗುಪ್ತಪದ | Password to openಕಡತವನ್ನು ಕೂಟಬದ್ಧಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಇದು ಬಲವಾದ ರಕ್ಷಣೆ | Encrypts the file, this is strong protection
ಬದಲಿಸಲು ಗುಪ್ತಪದ | Password to modifyಓದಲು ಬಿಡುತ್ತದೆ, ಬೇರೆ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ ಉಳಿಸುವುದನ್ನು ತಡೆಯುವುದಿಲ್ಲ | Allows reading and does not stop saving under another name
ಹಾಳೆ ರಕ್ಷಿಸು | Protect Sheetಕೋಶಗಳ ಸಂಪಾದನೆ ತಡೆಯುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಕೂಟಬದ್ಧ ಮಟ್ಟದ ರಕ್ಷಣೆ ಅಲ್ಲ | Stops editing of cells but is not encryption grade protection
ಕಾರ್ಯಪುಸ್ತಕ ರಕ್ಷಿಸು | Protect Workbookಹಾಳೆ ಸೇರಿಸುವುದು, ಅಳಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಮರೆಮಾಡುವುದನ್ನು ತಡೆಯುತ್ತದೆ | Stops adding, deleting and hiding of sheets
ಕಾಲಮ್ ಮರೆಮಾಡು | Hide a columnಇದು ರಕ್ಷಣೆ ಅಲ್ಲ, ದತ್ತಾಂಶ ಕಡತದಲ್ಲಿ ಹಾಗೆಯೇ ಉಳಿದಿರುತ್ತದೆ | This is not protection, the data stays in the file as it was

ಹೊರಗೆ ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ದಾಖಲೆ ಪರಿಶೀಲಕ (Document Inspector) ಓಡಿಸಿ ಟಿಪ್ಪಣಿ, ಗುರುತು, ಮರೆಯಾದ ಸಾಲು ಮತ್ತು ಲೇಖಕನ ಹೆಸರಿನಂತಹ ಮೇಟಾದತ್ತಾಂಶ (Metadata) ತೆಗೆದುಹಾಕಿ. | Before sending a file out, run the Document Inspector and strip comments, markup, hidden rows and metadata such as the author name.

ಸೂತ್ರ ಪರಿಶೋಧನೆ, ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಧಕ ಕೇಳುವುದನ್ನೇ ಕೇಳಿ | Formula auditing, ask what the auditor will ask

  • ಪೂರ್ವಗಾಮಿ ಜಾಡು (Trace Precedents) ಈ ಕೋಶದ ಉತ್ತರ ಯಾವ ಕೋಶಗಳಿಂದ ಬರುತ್ತದೆ ಎಂದು ತೋರಿಸುತ್ತದೆ. | Trace Precedents shows which cells the answer in this cell comes from.
  • ಅನುಗಾಮಿ ಜಾಡು (Trace Dependents) ಈ ಕೋಶವನ್ನು ಯಾರು ಬಳಸುತ್ತಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ತೋರಿಸುತ್ತದೆ, ಅಳಿಸುವ ಮೊದಲು ಇದನ್ನು ನೋಡಬೇಕು. | Trace Dependents shows who is using this cell, and it must be seen before deleting.
  • ಸೂತ್ರ ತೋರಿಸು (Show Formulas) ಇಡೀ ಹಾಳೆಯ ಸೂತ್ರಗಳನ್ನು ಒಟ್ಟಿಗೆ ತೋರಿಸುತ್ತದೆ, ಕೈಯಿಂದ ಬರೆದ ಸ್ಥಿರ ಅಂಕಿಗಳನ್ನು ಹಿಡಿಯಲು ಇದು ಅತ್ಯುತ್ತಮ. | Show Formulas displays the formulas of the whole sheet together, which is the best way to catch hard typed constants.
  • ಸೂತ್ರ ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ (Evaluate Formula) ಉದ್ದ ಸೂತ್ರವನ್ನು ಹೆಜ್ಜೆ ಹೆಜ್ಜೆಯಾಗಿ ಬಿಡಿಸಿ ತೋರಿಸುತ್ತದೆ. | Evaluate Formula opens out a long formula step by step.

ಸಂಬಳ ಮತ್ತು ಬಜೆಟ್ ಹಾಳೆಯಲ್ಲಿ ಆಗುವ ನಿಜವಾದ ತಪ್ಪುಗಳು | The real mistakes in a pay or budget sheet

  1. ಪೂರ್ಣಾಂಕೀಕರಣ, ಅಲಂಕಾರದಿಂದ ಎರಡು ದಶಮಾಂಶ ತೋರಿಸಿದರೆ ಒಳಗಿನ ಬೆಲೆ ಬದಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ, ಮೊತ್ತದಲ್ಲಿ ಪೈಸೆಯ ವ್ಯತ್ಯಾಸ ಬರುತ್ತದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ರೌಂಡ್ (ROUND) ಬಳಸಬೇಕು. | Rounding, if formatting shows two decimals the underlying value does not change and a paise difference appears in the total, so the ROUND function must be used.
  2. ಪಠ್ಯ ರೂಪದ ಸಂಖ್ಯೆಗಳು ಮೊತ್ತದಲ್ಲಿ ಸೇರುವುದಿಲ್ಲ, ಹಸಿರು ತ್ರಿಕೋನ ಗುರುತು ಇದರ ಸೂಚನೆ. | Numbers stored as text do not join the total, and the small green triangle is the signal for this.
  3. ಸಿಎಸ್ವಿ ತೆರೆದಾಗ ಮುಂದಿನ ಸೊನ್ನೆಗಳು ಬಿದ್ದುಹೋಗುತ್ತವೆ, ಉದ್ಯೋಗಿ ಸಂಕೇತ ಮತ್ತು ಖಾತೆ ಸಂಖ್ಯೆಗಳಿಗೆ ಇದು ಅಪಾಯಕಾರಿ. | When a CSV is opened the leading zeros drop off, which is dangerous for employee codes and account numbers.
  4. ದಿನಾಂಕ ಅರ್ಥೈಸುವಿಕೆ, ದಿನ ತಿಂಗಳು ಮತ್ತು ತಿಂಗಳು ದಿನ ಕ್ರಮಗಳು ಬೆರೆತರೆ ಹನ್ನೆರಡಕ್ಕಿಂತ ಸಣ್ಣ ದಿನಾಂಕಗಳು ಮೌನವಾಗಿ ತಪ್ಪಾಗುತ್ತವೆ. | Date interpretation, if day month and month day orders get mixed then dates below the thirteenth go wrong silently.
  5. ವಿಲೀನ ಕೋಶಗಳು (Merged cells) ಕ್ರಮಬದ್ಧಗೊಳಿಸುವಿಕೆ, ಸೋಸುವಿಕೆ ಮತ್ತು ಪಿವಟ್ ಟೇಬಲ್ ಅನ್ನು ಮುರಿಯುತ್ತವೆ, ಅವುಗಳ ಬದಲು ಆಯ್ಕೆಯ ಮಧ್ಯದಲ್ಲಿ ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸು ಬಳಸಿ. | Merged cells break sorting, filtering and pivot tables, and instead of them use centre across selection.
  6. ಸೋಸಿದ ಪಟ್ಟಿಯ ಮೇಲೆ ಸಮ್ (SUM) ಮರೆಯಾದ ಸಾಲುಗಳನ್ನೂ ಕೂಡಿಸುತ್ತದೆ, ಕಾಣುವುದನ್ನು ಮಾತ್ರ ಕೂಡಿಸಲು ಸಬ್ಟೋಟಲ್ (SUBTOTAL) ಬೇಕು. | On a filtered list SUM adds the hidden rows too, and to add only what is visible SUBTOTAL is needed.
  7. ಇಡೀ ಕಾಲಮ್ ಉಲ್ಲೇಖ ಮತ್ತು ಚಂಚಲ ಫಂಕ್ಷನ್ ಗಳು ದೊಡ್ಡ ಕಡತವನ್ನು ನಿಧಾನಗೊಳಿಸುತ್ತವೆ. | Whole column references and volatile functions slow down a large workbook.

ಉದಾಹರಣೆ, ಸಂದರ್ಶನ ಕರೆ ಪತ್ರಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಸಿಎಸ್ವಿ ಯಾಗಿ ಉಳಿಸಿ ಮತ್ತೆ ತೆರೆದ ಮೇಲೆ ಉದ್ಯೋಗಿ ಸಂಕೇತ 0042 ಎಂಬುದು 42 ಆಗಿ ಕಾಣಿಸಿತು, ಇದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು ಆ ಕಾಲಮ್ ಅನ್ನು ಪಠ್ಯ ಎಂದು ಆಮದು ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. | Example, after saving a list of interview call letters as a CSV and opening it again the code 0042 appeared as 42, and to avoid this the column must be imported as text.

ಎಣಿಕೆ ಮತ್ತು ಗುಂಪು ಲೆಕ್ಕ, ಆಡಳಿತ ಬಳಕೆ | Counting and group totals in administration

  • ಕೌಂಟಿಫ್ ಮತ್ತು ಕೌಂಟಿಫ್ಸ್ (COUNTIF and COUNTIFS) ಅರ್ಜಿಗಳ ವರ್ಗವಾರು ಎಣಿಕೆಗೆ, ಸಮಿಫ್ಸ್ (SUMIFS) ವಿಭಾಗವಾರು ವೆಚ್ಚದ ಮೊತ್ತಕ್ಕೆ. | COUNTIF and COUNTIFS for a category wise count of applications, SUMIFS for a department wise total of expenditure.
  • ಕೌಂಟ್ (COUNT) ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಮಾತ್ರ ಎಣಿಸುತ್ತದೆ, ಕೌಂಟ್ಎ (COUNTA) ಖಾಲಿ ಅಲ್ಲದ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಎಣಿಸುತ್ತದೆ, ಅರ್ಜಿ ಎಣಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಈ ವ್ಯತ್ಯಾಸ ಅಂಕಿಯನ್ನೇ ಬದಲಿಸುತ್ತದೆ. | COUNT counts only numbers, COUNTA counts everything that is not empty, and in counting applications this difference changes the figure itself.
  • ಅಡ್ಡ ಕೋಷ್ಟಕ ಬೇಕಾದರೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ ವರ್ಗ ಮತ್ತು ಲಿಂಗದ ಪ್ರಕಾರ ಅರ್ಜಿಗಳು, ಹಲವು ಸೂತ್ರಗಳಿಗಿಂತ ಪಿವಟ್ ಟೇಬಲ್ ವೇಗ ಮತ್ತು ಕಡಿಮೆ ತಪ್ಪು. | For a cross table, say applications by category and gender, a pivot table is faster and less error prone than many formulas.

ಮೇಲ್ ಮರ್ಜ್ ಮತ್ತು ಖಾಸಗಿತನ | Mail merge and privacy

ನೂರು ಅಭ್ಯರ್ಥಿಗಳಿಗೆ ಒಂದೇ ವಿದ್ಯುನ್ಮಾನ ಅಂಚೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿ ಕಳುಹಿಸಿದರೆ ಎಲ್ಲರ ವಿಳಾಸ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಕಾಣುತ್ತದೆ, ಮೇಲ್ ಮರ್ಜ್ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರಿಗೂ ಬೇರೆ ಬೇರೆ ಪತ್ರ ಕಳುಹಿಸಿ ಈ ಸೋರಿಕೆಯನ್ನು ತಪ್ಪಿಸುತ್ತದೆ. | If a copy is sent to a hundred candidates in one electronic mail then every address is visible to everybody, and mail merge avoids this leak by sending a separate letter to each one.

ವಿಲೀನಕ್ಕೆ ಬಳಸುವ ಹಾಳೆಯಲ್ಲಿ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲದ ಕಾಲಮ್ ಗಳನ್ನು ಇಡಬಾರದು, ಏಕೆಂದರೆ ಮರೆಮಾಡಿದ ಕಾಲಮ್ ಕೂಡ ಕಡತದಲ್ಲಿ ಉಳಿದಿರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಕಡತ ಹಂಚಿಕೆಯಾದರೆ ಹೊರಗೆ ಹೋಗುತ್ತದೆ. | The sheet used for a merge should not carry columns that are not needed, because even a hidden column stays in the file and travels out if the file is shared.

ಇ ಆಫೀಸ್ ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಯ ಬಾಳಿಕೆ | e-Office and the durability of a record

  • ಹೊರಗೆ ಕಳುಹಿಸುವ ಅಂತಿಮ ಪ್ರತಿಯನ್ನು ಪಿಡಿಎಫ್ (PDF) ಆಗಿ ಕಳುಹಿಸಬೇಕು, ಏಕೆಂದರೆ ಅಲಂಕಾರ ಮತ್ತು ಪುಟ ವಿಭಜನೆ ಬದಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. | The final copy that goes out should be sent as a PDF, because formatting and page breaks do not shift.
  • ದೀರ್ಘಕಾಲ ಉಳಿಸಬೇಕಾದ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಪಿಡಿಎಫ್ ಎ (PDF slash A) ಸ್ವರೂಪ ಸೂಕ್ತ, ಏಕೆಂದರೆ ಅದು ಅಕ್ಷರಶೈಲಿಯನ್ನು ಒಳಗೇ ಹೊತ್ತಿರುತ್ತದೆ. | For records to be kept long the PDF slash A format is suitable, because it carries the fonts inside itself.
  • ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡಿದ ಚಿತ್ರ ಪಿಡಿಎಫ್ ನಲ್ಲಿ ಪಠ್ಯ ಹುಡುಕಾಟ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ, ಹುಡುಕಾಟ ಬೇಕಾದರೆ ಅಕ್ಷರ ಗುರುತಿಸುವಿಕೆ ಮಾಡಬೇಕು. | Text search does not work in a scanned image PDF, and if search is needed character recognition must be run.
  • ಕಡತ ಗಾತ್ರ ದೊಡ್ಡದಿದ್ದರೆ ಅಪ್ಲೋಡ್ ವಿಫಲವಾಗುತ್ತದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಅನ್ನು ಓದಬಹುದಾದ ಕನಿಷ್ಠ ವಿಭೇದನದಲ್ಲಿ ಇಡಬೇಕು. | If the file size is large the upload fails, so a scan should be kept at the lowest resolution that stays readable.

ಸಿಕ್ಕುಗಳ ಕೋಷ್ಟಕ | Table of traps

ಸಿಕ್ಕು | Trapಸರಿಯಾದ ಕ್ರಮ | Correct practice
ಗೋಪ್ಯ ದತ್ತಾಂಶವನ್ನು ಕಾಲಮ್ ಮರೆಮಾಡಿ ಕಳುಹಿಸುವುದು | Sending confidential data by hiding a columnಆ ಕಾಲಮ್ ಅನ್ನೇ ಅಳಿಸಿ ಹೊಸ ಪ್ರತಿ ಮಾಡಿ | Delete that column and make a fresh copy
ಅಂತಿಮವೆಂದು ಗುರುತಿಸುವುದನ್ನು ಗೋಪ್ಯತೆ ಎಂದು ನಂಬುವುದು | Believing Mark as Final to be securityತೆರೆಯಲು ಗುಪ್ತಪದ ಅಥವಾ ಪಿಡಿಎಫ್ ಬಳಸಿ | Use a password to open, or a PDF
ಸೋಸಿದ ಪಟ್ಟಿಗೆ ಸಮ್ ಬಳಸುವುದು | Using SUM on a filtered listಸಬ್ಟೋಟಲ್ ಬಳಸಿ | Use SUBTOTAL
ಅಲಂಕಾರದಿಂದ ಪೂರ್ಣಾಂಕೀಕರಣ ನಂಬುವುದು | Trusting formatting for roundingರೌಂಡ್ ಫಂಕ್ಷನ್ ಬಳಸಿ | Use the ROUND function
ಮೂಲ ದತ್ತಾಂಶ ಬದಲಿಸಿ ಪಿವಟ್ ಅನ್ನೇ ನಂಬುವುದು | Changing source data and trusting the pivotನವೀಕರಿಸಿ ನಂತರ ಓದಿ | Refresh and then read
ಮೂಲ ಪ್ರತಿಯ ಮೇಲೆಯೇ ಪ್ರಯೋಗ | Experimenting on the original copyಪ್ರತಿ ಮಾಡಿ ಪ್ರಯೋಗಿಸಿ | Take a copy and experiment on it

ನಿರ್ದೇಶಕರಿಗೆ ಹಾಳೆ ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲ ಪರಿಶೀಲನಾ ಪಟ್ಟಿ, ಮೊತ್ತಗಳು ಹೊಂದುತ್ತವೆಯೇ, ದೋಷ ಬೆಲೆಗಳು ಇಲ್ಲವೇ, ಸೋಸು ತೆಗೆದಿದೆಯೇ, ಮರೆಯಾದ ಸಾಲು ಕಾಲಮ್ ಇಲ್ಲವೇ, ಮೂಲ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕ ನಮೂದಿಸಿದೆಯೇ. | Checklist before sending a sheet to the Director, do the totals agree, are there no error values, has the filter been cleared, are there no hidden rows or columns, and has the source and date been stated.

Practice questions

Answer all, then check. Explanations appear after checking.

1ಒಂದು ವೇತನ ಹಾಳೆಯಲ್ಲಿ ಬ್ಯಾಂಕ್ ಖಾತೆ ಕಾಲಮ್ ಅನ್ನು ಮರೆಮಾಡಿ ಹಾಳೆಯನ್ನು ಇತರ ವಿಭಾಗಕ್ಕೆ ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ, ಇದರ ಪರಿಣಾಮ | In a pay sheet the bank account column was hidden and the sheet was sent to another department, the consequence is
2ಅಂತಿಮವೆಂದು ಗುರುತಿಸು ಎಂಬ ಸವಲತ್ತಿನ ನಿಜವಾದ ಬಲ ಎಷ್ಟು | What is the real strength of the Mark as Final feature
3ಬದಲಿಸಲು ಗುಪ್ತಪದ ಮತ್ತು ತೆರೆಯಲು ಗುಪ್ತಪದ, ಯಾವುದು ಹೆಚ್ಚು ಬಲವಾದ ರಕ್ಷಣೆ ಮತ್ತು ಏಕೆ | Password to modify and password to open, which is stronger protection and why
4ಕಡತವನ್ನು ಹೊರಗಿನ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಲೇಖಕನ ಹೆಸರು, ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು ಮತ್ತು ಮರೆಯಾದ ಪಠ್ಯವನ್ನು ತೆಗೆಯಲು ಯಾವುದನ್ನು ಬಳಸಬೇಕು | Before sending a file to an outside body what must be used to strip the author name, comments and hidden text
5ಸೋಸಿ ತೋರಿಸಿದ ಪಟ್ಟಿಯ ಕೆಳಗೆ ಸಮ್ ಬಳಸಿದರೆ ಏನಾಗುತ್ತದೆ | What happens if SUM is used below a filtered list
6ಕೋಶಗಳನ್ನು ಎರಡು ದಶಮಾಂಶಕ್ಕೆ ಅಲಂಕರಿಸಿದರೂ ಮೊತ್ತದಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ಪೈಸೆ ವ್ಯತ್ಯಾಸ ಬರುತ್ತಿದೆ, ಸರಿಯಾದ ಪರಿಹಾರ | Even after formatting cells to two decimals the total differs by a few paise, the correct remedy is
7ಉದ್ಯೋಗಿ ಸಂಕೇತ 0042 ಇರುವ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಸಿಎಸ್ವಿ ಆಗಿ ಉಳಿಸಿ ಮತ್ತೆ ತೆರೆದಾಗ ಅದು 42 ಆಗಿದೆ, ಸರಿಯಾದ ಕ್ರಮ | A list with employee code 0042 was saved as a CSV and on reopening it reads 42, the correct step is
8ಒಂದು ಹಾಳೆಯಲ್ಲಿ ಕ್ರಮಬದ್ಧಗೊಳಿಸುವಿಕೆ ಮತ್ತು ಪಿವಟ್ ಟೇಬಲ್ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿಲ್ಲ, ಹೆಚ್ಚು ಸಂಭವನೀಯ ಕಾರಣ | Sorting and a pivot table are not working on a sheet, the most likely cause is
9ಒಂದು ಕೋಶವನ್ನು ಅಳಿಸುವ ಮೊದಲು ಯಾವ ಪರಿಕರ ನೋಡುವುದು ಸುರಕ್ಷಿತ | Which tool is it safe to look at before deleting a cell
10ಒಂದು ಹಾಳೆಯಲ್ಲಿ ಯಾರಾದರೂ ಸೂತ್ರದ ಬದಲು ಕೈಯಿಂದ ಸ್ಥಿರ ಅಂಕಿ ಬರೆದಿದ್ದಾರೆಯೇ ಎಂದು ಬೇಗ ಕಂಡುಹಿಡಿಯಲು ಯಾವುದು ಸೂಕ್ತ | Which is best to find quickly whether someone typed a constant in place of a formula
11ಅರ್ಜಿ ನಮೂನೆಗಳ ಕಾಲಮ್ ನಲ್ಲಿ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ಪಠ್ಯ ಎರಡೂ ಇವೆ, ಒಟ್ಟು ಅರ್ಜಿಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಗೆ ಯಾವ ಫಂಕ್ಷನ್ ಸರಿ | A column of application entries holds both numbers and text, which function is right for the total number of applications
12ಅರವತ್ತು ಅಭ್ಯರ್ಥಿಗಳಿಗೆ ಸಂದರ್ಶನ ಕರೆ ಪತ್ರ ಕಳುಹಿಸಬೇಕು, ಖಾಸಗಿತನದ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ಯಾವುದು ಸರಿಯಾದ ಕ್ರಮ | Interview call letters must go to sixty candidates, which is the right course from the privacy angle
13ದೀರ್ಘಕಾಲ ಉಳಿಸಬೇಕಾದ ಕಚೇರಿ ದಾಖಲೆಗೆ ಯಾವ ಸ್ವರೂಪ ಹೆಚ್ಚು ಸೂಕ್ತ ಮತ್ತು ಏಕೆ | Which format is most suitable for an office record to be kept long and why
14ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡಿದ ಪತ್ರದ ಪಿಡಿಎಫ್ ನಲ್ಲಿ ಪಠ್ಯ ಹುಡುಕಾಟ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿಲ್ಲ, ಕಾರಣ ಮತ್ತು ಪರಿಹಾರ | Text search is not working in the PDF of a scanned letter, the cause and the remedy are
15ಹಾಳೆಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಅಳಿಸುವುದನ್ನು ತಡೆಯಬೇಕಾದರೆ ಯಾವುದನ್ನು ಬಳಸಬೇಕು | What must be used to stop sheets from being added and deleted
16ಸಂಖ್ಯಾ ಕಾಲಮ್ ನ ಕೆಲವು ಕೋಶಗಳ ಮೇಲೆ ಹಸಿರು ತ್ರಿಕೋನ ಕಾಣಿಸುತ್ತಿದೆ ಮತ್ತು ಅವು ಮೊತ್ತದಲ್ಲಿ ಸೇರುತ್ತಿಲ್ಲ, ಕಾರಣ | A small green triangle appears on some cells of a numeric column and they are not joining the total, the cause is
17ಹೊರಗಿನ ಸಂಸ್ಥೆಯಿಂದ ಬಂದ ಹಾಳೆಯಲ್ಲಿ 05-04-2026 ಎಂಬ ದಿನಾಂಕ ಇದೆ, ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕವಾಗಿ ಸರಿಯಾದ ಕ್ರಮ ಯಾವುದು | A sheet received from an outside body carries the date 05-04-2026, which is the administratively correct step
18ಒಂದು ದೊಡ್ಡ ಕಾರ್ಯಪುಸ್ತಕ ಬಹಳ ನಿಧಾನವಾಗಿದೆ, ಯಾವ ಅಭ್ಯಾಸ ಇದಕ್ಕೆ ಹೆಚ್ಚು ಕಾರಣವಾಗುತ್ತದೆ | A large workbook has become very slow, which practice contributes most to this
19ಕಡತಗಳಿಗೆ ಹೆಸರಿಡುವಾಗ ಯಾವ ಪದ್ಧತಿ ಕಾಲಕ್ರಮವನ್ನು ತಾನಾಗಿ ಕೊಡುತ್ತದೆ | Which file naming practice gives chronological order automatically
20ಮಾಹಿತಿ ಹಕ್ಕು ಅರ್ಜಿದಾರನಿಗೆ ಒಂದು ಎಕ್ಸೆಲ್ ಹಾಳೆಯ ಪ್ರತಿ ಕೊಡಬೇಕಿದೆ, ಯಾವ ಕ್ರಮ ಹೆಚ್ಚು ಸುರಕ್ಷಿತ | A copy of an Excel sheet must be given to an applicant under the Right to Information, which course is safest
21ಸೂತ್ರ ಮೌಲ್ಯಮಾಪನ ಪರಿಕರದ ಉಪಯೋಗ ಯಾವುದು | What is the use of the Evaluate Formula tool
22ಶಿರೋನಾಮೆಯನ್ನು ಹಲವು ಕಾಲಮ್ ಗಳ ಮಧ್ಯದಲ್ಲಿ ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸಬೇಕು ಆದರೆ ಕ್ರಮಬದ್ಧಗೊಳಿಸುವಿಕೆ ಮುರಿಯಬಾರದು, ಏನು ಬಳಸಬೇಕು | A heading must be centred across several columns without breaking sorting, what must be used
23ನಿರ್ದೇಶಕರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಒಂದು ಹಾಳೆಯ ಮೇಲೆ ಮಾಡಬೇಕಾದ ಕನಿಷ್ಠ ಪರಿಶೀಲನೆ ಯಾವುದು | What is the minimum check to be made on a sheet before sending it to the Director

Finished this topic? Tick it off.

Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due