ಡಾಕೆಟಿಂಗ್, ರೆಫರೆನ್ಸಿಂಗ್, ದಾಖಲೆ ಸಂರಕ್ಷಣೆ ಮತ್ತು ಇ-ಆಫೀಸ್ | Docketing, Referencing, Record Retention and e-Office
In the syllabus of IITDh AR IITDh AR
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due
Key points
- ಡಾಕೆಟಿಂಗ್ ಎಂದರೆ ಕಾಗದಗಳ ಅನುಕ್ರಮ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಟಿಪ್ಪಣಿಯಲ್ಲಿ ದಾಖಲಿಸುವುದು | Docketing is recording the serial numbers of papers in the notes
- ರೆಫರೆನ್ಸಿಂಗ್ ಎಂದರೆ ಪ್ರತಿ ಉಲ್ಲೇಖಕ್ಕೆ ಪುಟ ಸಂಖ್ಯೆ ಸೂಚಿಸುವುದು | Referencing is indicating the page number for every citation
- ದಾಖಲೆ ವರ್ಗಗಳು ಎ, ಬಿ ಮತ್ತು ಸಿ | The record categories are A, B and C
- ಎ ವರ್ಗ ಶಾಶ್ವತ ಮತ್ತು ಮೈಕ್ರೋಫಿಲ್ಮ್ ಸಹಿತ | Category A is permanent with microfilming
- ಸಿ ವರ್ಗ ನಿಗದಿತ ಅವಧಿಗೆ ಮಾತ್ರ | Category C is for a specified period only
- ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಅವಧಿ ಕಡತ ಮುಕ್ತಾಯಗೊಂಡ ವರ್ಷದಿಂದ ಆರಂಭ | The retention period starts from the year the file was closed
- ಎರಡು ವಿಷಯಗಳಿದ್ದರೆ ದೀರ್ಘ ಅವಧಿಯನ್ನು ಅನ್ವಯಿಸಿ | Where two subjects apply, use the longer period
- ಇ-ಆಫೀಸ್‌ನಲ್ಲೂ ಕಾಗದದ ಕಡತದ ತತ್ವಗಳೇ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತವೆ | The principles of a paper file apply in e-Office too
On this page
ಡಾಕೆಟಿಂಗ್ | Docketing
ಡಾಕೆಟಿಂಗ್ ಎಂದರೆ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿ ರಸೀದಿ ಮತ್ತು ಹೊರಡಿಸಿದ ಪತ್ರದ ಅನುಕ್ರಮ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ನಮೂದಿಸುವುದು. | Docketing means entering in the notes portion the serial number of each receipt and of each communication issued.
ಇದರಿಂದ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಭಾಗವನ್ನು ಓದಿದರೆ ಪ್ರಕರಣದ ಪೂರ್ಣ ಇತಿಹಾಸ ತಿಳಿಯುತ್ತದೆ. | This allows the full history of the case to be followed by reading the notes portion alone.
ರೆಫರೆನ್ಸಿಂಗ್ | Referencing
ರೆಫರೆನ್ಸಿಂಗ್ ಎಂದರೆ ಟಿಪ್ಪಣಿಯಲ್ಲಿ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದ ಪ್ರತಿ ಕಾಗದಕ್ಕೂ ಅದರ ಪುಟ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ನಿಖರವಾಗಿ ಸೂಚಿಸುವುದು. | Referencing means indicating precisely the page number of every paper cited in a note.
- ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದ ನಿಯಮ, ಆದೇಶ ಅಥವಾ ಹಿಂದಿನ ಕಡತವನ್ನು ಜೋಡಿಸಿ ಅದರ ಸ್ಥಾನವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಸೂಚಿಸಬೇಕು. | Any rule, order or earlier file cited must be attached and its position clearly indicated.
- ಪುಟ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಪೆನ್ಸಿಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಬರೆದು ಕಡತ ಅಂತಿಮಗೊಂಡ ನಂತರ ಶಾಶ್ವತಗೊಳಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. | Page numbers are written in pencil and made permanent once the file is finalised.
- ಸರಿಯಾದ ರೆಫರೆನ್ಸಿಂಗ್ ಇಲ್ಲದ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಅಪೂರ್ಣ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. | A note without proper referencing is treated as incomplete.
ವ್ಯತ್ಯಾಸ | The Distinction
ಡಾಕೆಟಿಂಗ್ ಎಂದರೆ ಕಾಗದಗಳ ಅನುಕ್ರಮವನ್ನು ದಾಖಲಿಸುವುದು. | Docketing is recording the sequence of papers.
ರೆಫರೆನ್ಸಿಂಗ್ ಎಂದರೆ ಟಿಪ್ಪಣಿಯಲ್ಲಿನ ಪ್ರತಿ ಉಲ್ಲೇಖವನ್ನು ಅದರ ಮೂಲಕ್ಕೆ ಜೋಡಿಸುವುದು. | Referencing is linking every citation in a note to its source.
ಕಡತವನ್ನು ಮುಕ್ತಾಯಗೊಳಿಸುವುದು | Closing a File
ಪ್ರಕರಣದ ಕ್ರಮ ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ನಂತರ ಕಡತವನ್ನು ಮುಕ್ತಾಯಗೊಳಿಸಿ ದಾಖಲೆಗೆ ಹಾಕಲಾಗುತ್ತದೆ. | Once action on a case is complete the file is closed and recorded.
ಕಡತವನ್ನು ಮುಕ್ತಾಯಗೊಳಿಸುವಾಗ ಅದರ ದಾಖಲೆ ವರ್ಗವನ್ನು ಕಡತದ ಮುಖಪುಟದಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಬೇಕು. | When closing a file its record category must be indicated on the file cover.
ದಾಖಲೆಗಳ ವರ್ಗೀಕರಣ | Categorisation of Records
| ವರ್ಗ | Category | ಅರ್ಥ | Meaning |
|---|---|
| ಎ ವರ್ಗ | Category A | ಶಾಶ್ವತವಾಗಿ ಉಳಿಸಬೇಕಾದ ಮತ್ತು ಮೈಕ್ರೋಫಿಲ್ಮ್ ಮಾಡಬೇಕಾದ ದಾಖಲೆ | A record to be kept permanently and microfilmed |
| ಬಿ ವರ್ಗ | Category B | ಶಾಶ್ವತವಾಗಿ ಉಳಿಸಬೇಕಾದ ಆದರೆ ಮೈಕ್ರೋಫಿಲ್ಮ್ ಮಾಡಬೇಕಿಲ್ಲದ ದಾಖಲೆ | A record to be kept permanently but not microfilmed |
| ಸಿ ವರ್ಗ | Category C | ನಿಗದಿತ ಅವಧಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಉಳಿಸಬೇಕಾದ ದಾಖಲೆ | A record to be kept only for a specified period |
ಮುಖ್ಯಾಂಶ | Key point
ಕಡತದ ವಿಷಯದಲ್ಲಿ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಅವಧಿಯನ್ನು ಕಡತ ಮುಕ್ತಾಯಗೊಂಡ ವರ್ಷದಿಂದ ಎಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. | In the case of a file the retention period is reckoned from the year in which the file was closed.
ಒಂದು ದಾಖಲೆ ಬೇರೆ ಬೇರೆ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ಅವಧಿಯ ಎರಡು ವಿಷಯಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ್ದರೆ ಅದನ್ನು ದೀರ್ಘ ಅವಧಿಗೆ ಉಳಿಸಬೇಕು. | If a record relates to two subjects with different retention periods it is kept for the longer of them.
ದಾಖಲೆ ಸಂರಕ್ಷಣಾ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿ | The Record Retention Schedule
ಎಲ್ಲಾ ಇಲಾಖೆಗಳಿಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾದ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಡಿಎಆರ್‌ಪಿಜಿ ಒಂದು ಸಾಮಾನ್ಯ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಹೊರಡಿಸುತ್ತದೆ. | For records common to all departments DARPG issues a common schedule.
ಪ್ರತಿ ಇಲಾಖೆ ತನ್ನ ವಿಶಿಷ್ಟ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ತನ್ನದೇ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ರೂಪಿಸಬೇಕು. | Each department must frame its own schedule for records relating to its substantive work.
ಶಾಶ್ವತ ಮೌಲ್ಯದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿಗದಿತ ಅವಧಿಯ ನಂತರ ರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ದಾಖಲೆ ಸಂಗ್ರಹಾಲಯಕ್ಕೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಆ ಅವಧಿಯನ್ನು ಚಾಲ್ತಿಯಲ್ಲಿರುವ ಸೂಚನೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ. | Records of permanent value are transferred to the National Archives after a prescribed period, and that period should be checked against the instructions in force.
ಇ-ಆಫೀಸ್ | e-Office
ಇ-ಆಫೀಸ್ ಎನ್‌ಐಸಿ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಪಡಿಸಿದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಾಗಿದ್ದು ಕಡತಗಳನ್ನು ವಿದ್ಯುನ್ಮಾನ ರೂಪದಲ್ಲಿ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ. | e-Office is a system developed by NIC that handles files in electronic form.
- ಇ-ಫೈಲ್ ಘಟಕ ಕಡತದ ಸೃಷ್ಟಿ, ಚಲನೆ ಮತ್ತು ಟಿಪ್ಪಣಿಯನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ. | The eFile module handles the creation, movement and noting of a file.
- ಇ-ಆಫೀಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಟಿಪ್ಪಣಿಗೆ ಡಿಜಿಟಲ್ ಸಹಿ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. | A digital signature is used for noting in e-Office.
- ಕಾಗದದ ಕಡತದ ಮೂಲ ತತ್ವಗಳು ಇ-ಆಫೀಸ್‌ನಲ್ಲೂ ಅನ್ವಯಿಸುತ್ತವೆ. | The basic principles of a paper file apply in e-Office as well.
- ಆದ್ದರಿಂದ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಮತ್ತು ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರತ್ಯೇಕತೆ ಹಾಗೂ ರೆಫರೆನ್ಸಿಂಗ್ ಅಲ್ಲಿಯೂ ಅಗತ್ಯ. | So the separation of notes and correspondence and the practice of referencing are needed there too.
ಪರೀಕ್ಷಾ ಸಲಹೆ | Exam tip
ಈ ಅಧ್ಯಾಯದ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ವ್ಯಾಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಕೇಳುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಪ್ಯಾರಾ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನಲ್ಲ. | Questions on this chapter mostly ask for definitions rather than paragraph numbers.
ಆದ್ದರಿಂದ ಪದಗಳ ಅರ್ಥವನ್ನು ಗಟ್ಟಿಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಿ ಮತ್ತು ಪ್ಯಾರಾ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಕಂಠಪಾಠ ಮಾಡಲು ಸಮಯ ಹಾಳು ಮಾಡಬೇಡಿ. | So fix the meanings of the terms and do not waste time memorising paragraph numbers.
Practice questions
Answer all, then check. Explanations appear after checking.
Finished this topic? Tick it off.
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due