ಡಿಒ ಪತ್ರದ ಮಾದರಿ ಕರಡುಗಳು | Model Drafts of the Demi Official Letter
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due
Key points
- ಡಿಒ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸ್ವೀಕೃತದಾರರ ವಿಳಾಸ ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ಬರುತ್ತದೆ | In a demi official letter the address of the addressee goes at the foot
- ಒಕ್ಕಣೆ ಎರಡು ಅಥವಾ ಮೂರು ಸಣ್ಣ ಪ್ಯಾರಾಗಳಾಗಿರಬೇಕು | The body should be two or three short paragraphs
- ಕೋರಿಕೆಗೆ ಕೃತಜ್ಞನಾಗಿರುತ್ತೇನೆ ಎಂಬ ರೂಪ ಸೂಕ್ತ | The form I shall be grateful suits a request
- ನಿರಾಕರಣೆಯಲ್ಲಿ ಮೊದಲು ಗೌರವ ನಂತರ ಕಾರಣ ಕೊನೆಗೆ ಪರ್ಯಾಯ | In a refusal give respect first, then the reason, then an alternative
- ಪರ್ಯಾಯವಿಲ್ಲದ ನಿರಾಕರಣೆ ಅಪೂರ್ಣ | A refusal without an alternative is incomplete
- ಡಿಒ ಪತ್ರ ಒಂದು ಪುಟವನ್ನು ಮೀರಬಾರದು | A demi official letter should not exceed one page
- ಕಟುವಾದ ಪದಗಳು ಡಿಒ ಪತ್ರದ ಉದ್ದೇಶವನ್ನೇ ಸೋಲಿಸುತ್ತವೆ | Harsh words defeat the very purpose of a demi official letter
On this page
ಡಿಒ ಪತ್ರದ ರಚನೆ | The Structure of a Demi Official Letter
- ಶಿರೋನಾಮೆಯಲ್ಲಿ ಅಧಿಕಾರಿಯ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಹುದ್ದೆ | The name and designation of the officer on the letter head
- ಡಿಒ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕ | The demi official number and the date
- ಸಂಬೋಧನೆ | The salutation
- ಒಕ್ಕಣೆ, ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಎರಡು ಅಥವಾ ಮೂರು ಸಣ್ಣ ಪ್ಯಾರಾಗಳು | The body, normally two or three short paragraphs
- ಸಮಾಪ್ತಿ ಮತ್ತು ಸಹಿ | The subscription and the signature
- ಸ್ವೀಕೃತದಾರರ ಹೆಸರು, ಹುದ್ದೆ ಮತ್ತು ವಿಳಾಸ ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ | The name, designation and address of the addressee at the foot
ಗಮನಿಸಬೇಕಾದ ಅಂಶ | A Point to Note
ಡಿಒ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸ್ವೀಕೃತದಾರರ ವಿಳಾಸ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಅಲ್ಲ, ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ಎಡಬದಿಯಲ್ಲಿ ಬರುತ್ತದೆ. | In a demi official letter the address of the addressee goes at the foot on the left, not at the top.
ಇದು ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದಿಂದ ಅದನ್ನು ಬೇರ್ಪಡಿಸುವ ಗೋಚರ ಲಕ್ಷಣ. | This is the visible feature that distinguishes it from an official letter.
ಮಾದರಿ ಒಂದು: ಶೀಘ್ರ ಕ್ರಮ ಕೋರುವ ಪತ್ರ | Model One: Urging Early Action
ಸನ್ನಿವೇಶ | The Situation
ಹೊಸ ಪ್ರಯೋಗಾಲಯ ಕಟ್ಟಡದ ಮಂಜೂರಾತಿ ಸಚಿವಾಲಯದಲ್ಲಿ ಹಲವು ತಿಂಗಳಿಂದ ಬಾಕಿ ಇದೆ. | The sanction for a new laboratory building has been pending in the ministry for several months.
ಕರಡು | The Draft
ಆತ್ಮೀಯ ಶ್ರೀ ಶರ್ಮಾ ಅವರೇ | Dear Shri Sharma
ಒಂದು. ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೊಸ ಪ್ರಯೋಗಾಲಯ ಕಟ್ಟಡದ ಪ್ರಸ್ತಾವನೆ ತಮ್ಮ ಇಲಾಖೆಯಲ್ಲಿ ಪರಿಶೀಲನೆಯಲ್ಲಿದೆ ಎಂದು ತಿಳಿದಿದ್ದೇನೆ. | One. I understand that the proposal for the new laboratory building of the Institute is under examination in your department.
ಎರಡು. ಮುಂದಿನ ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಗಳು ಸೇರಲಿರುವುದರಿಂದ ಕಟ್ಟಡದ ಕೆಲಸವನ್ನು ಈ ಋತುವಿನಲ್ಲೇ ಆರಂಭಿಸುವುದು ಅಗತ್ಯವಾಗಿದೆ. | Two. As additional students will join in the coming academic year, it has become necessary to begin the work in this season itself.
ಮೂರು. ತಾವು ಈ ಪ್ರಕರಣವನ್ನು ವೈಯಕ್ತಿಕವಾಗಿ ಗಮನಿಸಿ ಶೀಘ್ರ ನಿರ್ಧಾರ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ನೆರವಾದರೆ ಕೃತಜ್ಞನಾಗಿರುತ್ತೇನೆ. | Three. I shall be grateful if you could kindly look into this case personally and help in securing an early decision.
ತಮ್ಮ ಆತ್ಮೀಯ | Yours sincerely
ಮಾದರಿ ಎರಡು: ಉತ್ತರಿಸುವ ಪತ್ರ | Model Two: A Reply
ಕರಡು | The Draft
ಆತ್ಮೀಯ ಡಾ ರಾವ್ ಅವರೇ | Dear Dr Rao
ಒಂದು. ತಮ್ಮ ದಿನಾಂಕದ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು. | One. Thank you for your letter of the date cited.
ಎರಡು. ತಾವು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಿದ ವಿಷಯವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿದ್ದೇನೆ ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಈ ವಾರದೊಳಗೆ ಕಳುಹಿಸಲು ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ವಿಭಾಗಕ್ಕೆ ಸೂಚಿಸಿದ್ದೇನೆ. | Two. I have examined the matter you raised and have instructed the section concerned to send the necessary papers within this week.
ಮೂರು. ಈ ನಡುವೆ ಇನ್ನೇನಾದರೂ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ ದಯವಿಟ್ಟು ತಿಳಿಸಿ. | Three. Should anything further be needed in the meantime, please do let me know.
ತಮ್ಮ ಆತ್ಮೀಯ | Yours sincerely
ಮಾದರಿ ಮೂರು: ನಯವಾಗಿ ನಿರಾಕರಿಸುವ ಪತ್ರ | Model Three: Declining Politely
ನಿರಾಕರಣೆಯ ಕ್ರಮ | The Order of a Refusal
ಮೊದಲು ಕೋರಿಕೆಯನ್ನು ಗುರುತಿಸಿ ಅದಕ್ಕೆ ಗೌರವ ತೋರಿಸಿ. | First acknowledge the request and show respect for it.
ನಂತರ ನಿರಾಕರಣೆಯ ಕಾರಣವನ್ನು ಹೇಳಿ. | Then state the reason for the refusal.
ಕೊನೆಗೆ ಸಾಧ್ಯವಾದ ಪರ್ಯಾಯವನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ. | Finally suggest whatever alternative is possible.
ಕರಡು | The Draft
ಆತ್ಮೀಯ ಪ್ರೊ ಕುಲಕರ್ಣಿ ಅವರೇ | Dear Professor Kulkarni
ಒಂದು. ಸಮ್ಮೇಳನಕ್ಕೆ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಸಭಾಂಗಣವನ್ನು ಕೋರಿ ತಾವು ಬರೆದ ಪತ್ರ ಸ್ವೀಕೃತವಾಗಿದೆ. | One. Your letter seeking the auditorium of the Institute for the conference has been received.
ಎರಡು. ದುರದೃಷ್ಟವಶಾತ್ ತಾವು ಸೂಚಿಸಿದ ದಿನಾಂಕಗಳಲ್ಲಿ ಸಭಾಂಗಣವನ್ನು ಘಟಿಕೋತ್ಸವಕ್ಕೆ ಈಗಾಗಲೇ ಕಾಯ್ದಿರಿಸಲಾಗಿದೆ. | Two. Unfortunately the auditorium has already been reserved for the convocation on the dates you have proposed.
ಮೂರು. ಮುಂದಿನ ತಿಂಗಳ ಮೊದಲ ವಾರದಲ್ಲಿ ಅದು ಲಭ್ಯವಿದ್ದು ತಾವು ಅದನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಬಹುದಾದರೆ ಸಂತೋಷದಿಂದ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮಾಡುತ್ತೇನೆ. | Three. It is available in the first week of next month and I shall be glad to make the arrangement if you are able to consider those dates.
ತಮ್ಮ ಆತ್ಮೀಯ | Yours sincerely
ಸ್ವರದ ನಿಯಮಗಳು | The Rules on Tone
| ಬರೆಯಬೇಕಾದದ್ದು | What to write | ಬರೆಯಬಾರದ್ದು | What not to write |
|---|---|
| ಕೃತಜ್ಞನಾಗಿರುತ್ತೇನೆ | I shall be grateful | ತಾವು ತಕ್ಷಣ ಮಾಡಬೇಕು | You must do at once |
| ದಯವಿಟ್ಟು ಗಮನಿಸಬಹುದೇ | Could you kindly look into | ಈ ವಿಳಂಬ ಸ್ವೀಕಾರಾರ್ಹವಲ್ಲ | This delay is unacceptable |
| ದುರದೃಷ್ಟವಶಾತ್ ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತಿಲ್ಲ | Unfortunately it is not possible | ಇದನ್ನು ನಿರಾಕರಿಸಲಾಗಿದೆ | This is rejected |
ಉದ್ದದ ನಿಯಮ | The Rule on Length
ಡಿಒ ಪತ್ರ ಒಂದು ಪುಟವನ್ನು ಮೀರಬಾರದು. | A demi official letter should not run beyond one page.
ಅದು ಉದ್ದವಾದರೆ ಅದರ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸ್ವರೂಪವೇ ಕಳೆದುಹೋಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರವೇ ಸೂಕ್ತವಾಗಿತ್ತು ಎಂದಾಗುತ್ತದೆ. | If it grows long its personal character is lost and an official letter would have been the right choice.
ಪರೀಕ್ಷಾ ಸಲಹೆ | Exam tip
ನಿರಾಕರಿಸುವ ಕರಡಿನಲ್ಲಿ ಪರ್ಯಾಯವನ್ನು ಸೂಚಿಸುವ ಪ್ಯಾರಾ ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಅಂಕ ತರುತ್ತದೆ. | In a draft that declines, the paragraph suggesting an alternative earns extra marks.
ಕೇವಲ ನಿರಾಕರಿಸಿ ನಿಲ್ಲಿಸಿದ ಕರಡು ಅಪೂರ್ಣ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲ್ಪಡುತ್ತದೆ. | A draft that merely refuses and stops is treated as incomplete.
Practice questions
Answer all, then check. Explanations appear after checking.
Finished this topic? Tick it off.
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due