Daily current affairs on DailyCA
DailyCA NotesStudy notes for competitive exams My revisionsRevisions Sign in

ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರದ ಬಳಕೆ ಮತ್ತು ರಚನೆ | The Use and Structure of an Office Memorandum

Basic 7 min read Updated

Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due

Key points

  • ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ ಸರ್ಕಾರದ ಒಳಗಿನ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ | The office memorandum is for correspondence within the government
  • ಅದರಲ್ಲಿ ಸಂಬೋಧನೆಯೂ ಇಲ್ಲ ಸಮಾಪ್ತಿಯೂ ಇಲ್ಲ | It carries neither a salutation nor a subscription
  • ಒಕ್ಕಣೆ ಕೆಳಸಹಿದಾರರು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ಆರಂಭ | The body opens with the undersigned is directed to state
  • ಅದನ್ನು ನಿರ್ವೈಯಕ್ತಿಕ ತೃತೀಯ ಪುರುಷದಲ್ಲಿ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ | It is written in the impersonal third person
  • ಸ್ವೀಕೃತದಾರರ ವಿವರ ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ಬರುತ್ತದೆ | The addressee appears at the foot
  • ಸಹಿಯೊಂದಿಗೆ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಹುದ್ದೆ ಎರಡೂ ಬರುತ್ತವೆ | Both the name and the designation accompany the signature
  • ಮಹಾಶಯರೇ ಎಂದು ಬರೆದರೆ ಅದು ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರವಾಗಿ ಉಳಿಯುವುದಿಲ್ಲ | Writing Sir stops it from being a memorandum
On this page
  1. ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ ಎಂದರೇನು | What an Office Memorandum Is
  2. ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರದ ಭಾಗಗಳು | The Parts of a Memorandum
  3. ತೃತೀಯ ಪುರುಷದ ನಿಯಮ | The Rule of the Third Person
  4. ಮೂರು ರೂಪಗಳ ಹೋಲಿಕೆ | A Comparison of the Three Forms

ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ ಎಂದರೇನು | What an Office Memorandum Is

ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ ಸರ್ಕಾರದ ಒಳಗಿನ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಬಳಸುವ ಅತಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ರೂಪ. | The office memorandum is the commonest form used for correspondence within the government.

ಯಾವಾಗ ಬಳಸಬೇಕು | When to Use It

ಒಂದು ಇಲಾಖೆ ಇನ್ನೊಂದು ಇಲಾಖೆಗೆ ಬರೆಯುವಾಗ. | When one department writes to another.

ಸಂಸ್ಥೆ ತನ್ನ ಅಧೀನ ಕಚೇರಿಗಳಿಗೆ ಬರೆಯುವಾಗ. | When an institution writes to its subordinate offices.

ನೌಕರರಿಗೆ ನಿರ್ಧಾರ ಅಥವಾ ನೀತಿಯನ್ನು ತಿಳಿಸುವಾಗ. | When a decision or a policy is communicated to employees.

ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರದ ಭಾಗಗಳು | The Parts of a Memorandum

  1. ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರಿನ ಶಿರೋನಾಮೆ | The letter head with the name of the institution
  2. ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ ಎಂಬ ಶೀರ್ಷಿಕೆ | The heading Office Memorandum
  3. ಸಂಖ್ಯೆ, ಸ್ಥಳ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕ | The number, the place and the date
  4. ವಿಷಯ | The subject
  5. ಒಕ್ಕಣೆ | The body
  6. ಸಹಿ, ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಹುದ್ದೆ | The signature, the name and the designation
  7. ಸ್ವೀಕೃತದಾರರ ವಿವರ ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿ ರವಾನೆಯ ಪಟ್ಟಿ | The addressee at the foot and the list of copies

ಅತಿ ಮುಖ್ಯ ನಿಯಮ | The Critical Rule

ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸಂಬೋಧನೆಯೂ ಇಲ್ಲ ಮತ್ತು ಸಮಾಪ್ತಿಯೂ ಇಲ್ಲ. | An office memorandum carries neither a salutation nor a subscription.

ಅಂದರೆ ಮಹಾಶಯರೇ ಎಂದು ಆರಂಭಿಸುವುದೂ ಇಲ್ಲ, ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ ಎಂದು ಮುಗಿಸುವುದೂ ಇಲ್ಲ. | That is, it neither opens with Sir nor ends with Yours faithfully.

ಇವೆರಡರಲ್ಲಿ ಒಂದನ್ನು ಬರೆದರೂ ಅದು ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರವಾಗಿ ಉಳಿಯುವುದಿಲ್ಲ. | Writing either of them stops it from being a memorandum at all.

ತೃತೀಯ ಪುರುಷದ ನಿಯಮ | The Rule of the Third Person

ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರವನ್ನು ನಿರ್ವೈಯಕ್ತಿಕ ತೃತೀಯ ಪುರುಷದಲ್ಲಿ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ. | A memorandum is written in the impersonal third person.

ಒಕ್ಕಣೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಕೆಳಸಹಿದಾರರು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದಾರೆ ಎಂಬ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಆರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. | The body normally opens with the form the undersigned is directed to state.

ರೂಪ | Formಆರಂಭದ ವಾಕ್ಯ | The opening phrase
ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರ | Official letterನಾನು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದೇನೆ | I am directed to state
ಡಿಒ ಪತ್ರ | Demi official letterನಾನು ಎಂಬ ಪ್ರಥಮ ಪುರುಷ | The first person, I
ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ | Office memorandumಕೆಳಸಹಿದಾರರು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದಾರೆ | The undersigned is directed to state

ಮೂರು ರೂಪಗಳ ಹೋಲಿಕೆ | A Comparison of the Three Forms

ಅಂಶ | Aspectಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರ | Official letterಡಿಒ ಪತ್ರ | Demi officialಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ | Memorandum
ಸಂಬೋಧನೆ | Salutationಮಹಾಶಯರೇ | Sirಆತ್ಮೀಯ ಶ್ರೀ | Dear Shriಇಲ್ಲ | None
ಸಮಾಪ್ತಿ | Subscriptionತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ | Yours faithfullyತಮ್ಮ ಆತ್ಮೀಯ | Yours sincerelyಇಲ್ಲ | None
ಪುರುಷ | Personನಾನು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದೇನೆ | I am directedನಾನು | Iಕೆಳಸಹಿದಾರರು | The undersigned
ಸ್ವೀಕೃತದಾರರ ಸ್ಥಾನ | Position of addresseeಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ | At the topಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ | At the footಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ | At the foot

ಪರೀಕ್ಷಾ ಸಲಹೆ | Exam tip

ಈ ಮೂರು ಸಾಲುಗಳ ಕೋಷ್ಟಕವನ್ನು ಕಂಠಪಾಠ ಮಾಡಿ. | Memorise this three column table.

ಈ ಘಟಕದ ಬಹುತೇಕ ಆಬ್ಜೆಕ್ಟಿವ್ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಇದರಿಂದಲೇ ಬರುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ವಿವರಣಾತ್ಮಕ ಕರಡಿನ ಮೊದಲ ಅಂಕಗಳೂ ಇದರಲ್ಲೇ ಇವೆ. | Most objective questions in this unit come from it and the first marks of a descriptive draft lie here too.

Practice questions

Answer all, then check. Explanations appear after checking.

1ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸಂಬೋಧನೆ ಮತ್ತು ಸಮಾಪ್ತಿಯ ಬಗ್ಗೆ ಯಾವುದು ಸರಿ? | Which statement about salutation and subscription in an office memorandum is correct?
2ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರದ ಒಕ್ಕಣೆ ಯಾವ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಆರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ? | In what form does the body of a memorandum open?
3ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸ್ವೀಕೃತದಾರರ ವಿವರ ಎಲ್ಲಿ ಬರುತ್ತದೆ? | Where does the addressee appear in a memorandum?
4ಸಂಸ್ಥೆ ತನ್ನ ನೌಕರರಿಗೆ ಒಂದು ನೀತಿ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ತಿಳಿಸಬೇಕಾದರೆ ಯಾವ ರೂಪ ಸೂಕ್ತ? | Which form suits an institution communicating a policy decision to its employees?
5ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರದ ಸಹಿಯೊಂದಿಗೆ ಏನು ಬರುತ್ತದೆ? | What accompanies the signature in a memorandum?

Finished this topic? Tick it off.

Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due