ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರದ ಮಾದರಿ ಕರಡುಗಳು | Model Drafts of the Office Memorandum
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due
Key points
- ಕರಡಿನ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ ಎಂಬ ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಇರಬೇಕು | The heading Office Memorandum must appear at the top
- ಪ್ರತಿ ಅಂಶಕ್ಕೂ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಪ್ಯಾರಾ ಇರಬೇಕು | Each point needs a numbered paragraph
- ಸ್ವೀಕೃತದಾರರ ವಿವರ ಸಹಿಯ ನಂತರ ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ಬರುತ್ತದೆ | The addressee appears at the foot after the signature
- ಮಂಜೂರಾತಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಾಧಿಕಾರ, ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಮತ್ತು ಷರತ್ತು ಮೂರೂ ಬೇಕು | A sanction needs the authority, the head and the conditions
- ಜಾರಿಗೆ ಬರುವ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳಬೇಕು | The date of effect must be stated expressly
- ಮಹಾಶಯರೇ ಅಥವಾ ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ ಬರೆಯುವುದು ದೋಷ | Writing Sir or Yours faithfully is a defect
- ನಾನು ಎಂದು ಬರೆಯುವುದು ದೋಷ ಮತ್ತು ಕೆಳಸಹಿದಾರರು ಎಂದಿರಬೇಕು | Writing I is a defect and it must be the undersigned
On this page
ಮಾದರಿ ಒಂದು: ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ತಿಳಿಸುವ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ | Model One: Communicating a Decision
ಸನ್ನಿವೇಶ | The Situation
ಕಚೇರಿ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಬಯೋಮೆಟ್ರಿಕ್ ಹಾಜರಾತಿಯನ್ನು ಕಡ್ಡಾಯಗೊಳಿಸುವ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ಎಲ್ಲಾ ವಿಭಾಗಗಳಿಗೆ ತಿಳಿಸಬೇಕಾಗಿದೆ. | A decision making biometric attendance compulsory during office hours has to be communicated to all sections.
ಕರಡು | The Draft
ಭಾರತೀಯ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನ ಸಂಸ್ಥೆ ಧಾರವಾಡ | Indian Institute of Technology Dharwad
ಕಚೇರಿ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ | Office Memorandum
ಸಂಖ್ಯೆ ಐಐಟಿಡಿಎಚ್ ಆಡಳಿತ 45 2026, ಧಾರವಾಡ, ದಿನಾಂಕ ಹದಿನೈದು ಫೆಬ್ರವರಿ 2026 | No. IITDh Admin 45 of 2026, Dharwad, dated the fifteenth of February 2026
ವಿಷಯ: ಕಚೇರಿ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಬಯೋಮೆಟ್ರಿಕ್ ಹಾಜರಾತಿಯನ್ನು ಕಡ್ಡಾಯಗೊಳಿಸುವ ಕುರಿತು | Subject: Making biometric attendance compulsory during office hours
ಒಂದು. ಸಂಸ್ಥೆಯ ಎಲ್ಲಾ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಕಚೇರಿ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಬಯೋಮೆಟ್ರಿಕ್ ಹಾಜರಾತಿಯನ್ನು ಕಡ್ಡಾಯಗೊಳಿಸಲು ಸಕ್ಷಮ ಪ್ರಾಧಿಕಾರ ಅನುಮೋದನೆ ನೀಡಿದೆ ಎಂದು ತಿಳಿಸಲು ಕೆಳಸಹಿದಾರರು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದಾರೆ. | One. The undersigned is directed to state that the competent authority has approved the introduction of compulsory biometric attendance for all staff of the Institute during office hours.
ಎರಡು. ಈ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮುಂದಿನ ತಿಂಗಳ ಮೊದಲ ದಿನದಿಂದ ಜಾರಿಗೆ ಬರಲಿದೆ. | Two. The arrangement will take effect from the first day of next month.
ಮೂರು. ಎಲ್ಲಾ ವಿಭಾಗಗಳ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು ತಮ್ಮ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಇದನ್ನು ತಿಳಿಸಿ ಅನುಸರಣೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. | Three. All heads of sections are requested to bring this to the notice of their staff and to ensure compliance.
ಸಹಿ, ಕುಲಸಚಿವರು | Signature, Registrar
ಸ್ವೀಕೃತದಾರರು: ಎಲ್ಲಾ ವಿಭಾಗಗಳ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು | To: All Heads of Sections
ಪ್ರತಿ: ನಿರ್ದೇಶಕರ ಕಚೇರಿಗೆ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ | Copy: To the office of the Director for information
ಮಾದರಿ ಎರಡು: ಮಾಹಿತಿ ಕೋರುವ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ | Model Two: Seeking Information
ಒಕ್ಕಣೆ | The Body
ವಿಷಯ: ಬಾಕಿ ಇರುವ ಬಳಕೆ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳ ವಿವರ ಕೋರಿಕೆ | Subject: Details of pending utilisation certificates called for
ಒಂದು. ಮೇಲೆ ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿದ ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಈ ಕೆಳಗಿನ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಕೋರಲು ಕೆಳಸಹಿದಾರರು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದಾರೆ. | One. The undersigned is directed to call for the following information on the subject cited above.
ಎರಡು. ಪ್ರಸ್ತುತ ಹಣಕಾಸು ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ವಿಭಾಗಕ್ಕೆ ಬಿಡುಗಡೆಯಾದ ಅನುದಾನದ ಮೊತ್ತ ಮತ್ತು ಅದರಲ್ಲಿ ಬಳಕೆಯಾದ ಮೊತ್ತ. | Two. The amount of grant released to the section in the current financial year and the amount utilised out of it.
ಮೂರು. ಇನ್ನೂ ಸಲ್ಲಿಸದ ಬಳಕೆ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ಅವುಗಳ ವಿಳಂಬಕ್ಕೆ ಕಾರಣ. | Three. The number of utilisation certificates still not submitted and the reason for the delay in each case.
ನಾಲ್ಕು. ಈ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಈ ತಿಂಗಳ ಕೊನೆಯ ಕೆಲಸದ ದಿನದೊಳಗೆ ಕಳುಹಿಸಬೇಕೆಂದು ಕೋರಲಾಗಿದೆ. | Four. This information is requested to be sent by the last working day of this month.
ಮಾದರಿ ಮೂರು: ಮಂಜೂರಾತಿ ನೀಡುವ ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ | Model Three: Conveying Sanction
ಒಕ್ಕಣೆ | The Body
ವಿಷಯ: ಸಮ್ಮೇಳನದಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸಲು ಅನುಮತಿ ಮತ್ತು ಪ್ರಯಾಣ ವೆಚ್ಚದ ಮಂಜೂರಾತಿ | Subject: Permission to attend a conference and sanction of travel expenditure
ಒಂದು. ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಬೋಧಕ ಸದಸ್ಯರ ಅರ್ಜಿಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ಸಕ್ಷಮ ಪ್ರಾಧಿಕಾರ ಈ ಕೆಳಗಿನಂತೆ ಮಂಜೂರಾತಿ ನೀಡಿದೆ ಎಂದು ತಿಳಿಸಲು ಕೆಳಸಹಿದಾರರು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದಾರೆ. | One. The undersigned is directed to state that the competent authority, having examined the application of the faculty member concerned, has accorded sanction as follows.
ಎರಡು. ಸಮ್ಮೇಳನದಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸಲು ಅನುಮತಿ ನೀಡಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಆ ಅವಧಿಯನ್ನು ಕರ್ತವ್ಯವೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುವುದು. | Two. Permission to attend the conference is granted and the period will be treated as duty.
ಮೂರು. ಪ್ರಯಾಣ ವೆಚ್ಚವನ್ನು ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಯೋಜನೆಯ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯಡಿ ಭರಿಸಲಾಗುವುದು ಮತ್ತು ಅದಕ್ಕೆ ಬಜೆಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಅವಕಾಶವಿದೆ. | Three. The travel expenditure will be met under the head of the project concerned, for which provision exists in the budget.
ನಾಲ್ಕು. ಹಿಂತಿರುಗಿದ ಒಂದು ತಿಂಗಳೊಳಗೆ ಪ್ರಯಾಣ ಬಿಲ್ ಮತ್ತು ಸಮ್ಮೇಳನದ ವರದಿಯನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು. | Four. The travel bill and a report on the conference must be submitted within one month of return.
ಮಂಜೂರಾತಿಯ ಕರಡಿನ ನಿಯಮ | The Rule for a Sanction Draft
ಮಂಜೂರಾತಿ ನೀಡುವ ಕರಡಿನಲ್ಲಿ ಮೂರು ಅಂಶಗಳು ಇರಲೇಬೇಕು. | A draft conveying sanction must carry three elements.
ಯಾರು ಮಂಜೂರು ಮಾಡಿದರು, ಯಾವ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯಡಿ ವೆಚ್ಚ, ಮತ್ತು ಯಾವ ಷರತ್ತುಗಳು. | Who sanctioned it, under which head the expenditure falls, and what the conditions are.
ಸಾಮಾನ್ಯ ದೋಷಗಳು | The Common Defects
| ದೋಷ | Defect | ಏಕೆ ತಪ್ಪು | Why it is wrong |
|---|---|
| ಮಹಾಶಯರೇ ಎಂದು ಆರಂಭಿಸುವುದು | Opening with Sir | ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಸಂಬೋಧನೆ ಇರುವುದಿಲ್ಲ | A memorandum has no salutation |
| ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ ಎಂದು ಮುಗಿಸುವುದು | Ending with Yours faithfully | ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಸಮಾಪ್ತಿ ಇರುವುದಿಲ್ಲ | A memorandum has no subscription |
| ನಾನು ಎಂದು ಬರೆಯುವುದು | Writing I | ಅದು ನಿರ್ವೈಯಕ್ತಿಕ ತೃತೀಯ ಪುರುಷದಲ್ಲಿರಬೇಕು | It must be in the impersonal third person |
| ಸ್ವೀಕೃತದಾರರನ್ನು ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಬರೆಯುವುದು | Putting the addressee at the top | ಅದು ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ಬರಬೇಕು | It belongs at the foot |
| ಮಂಜೂರಾತಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಾಧಿಕಾರವನ್ನು ಹೇಳದಿರುವುದು | Not naming the authority in a sanction | ಯಾರ ಅನುಮೋದನೆ ಎಂದು ತಿಳಿಯದೆ ಮಂಜೂರಾತಿ ಅಪೂರ್ಣ | Without naming whose approval it is, a sanction is incomplete |
ಪರೀಕ್ಷಾ ಸಲಹೆ | Exam tip
ಜ್ಞಾಪನಾ ಪತ್ರ ಎಂಬ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯನ್ನು ಪತ್ರದ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಬರೆಯಲು ಮರೆಯಬೇಡಿ. | Do not forget to write the heading Office Memorandum at the top.
ಆ ಒಂದು ಪದವೇ ಮೌಲ್ಯಮಾಪಕನಿಗೆ ತಾವು ಸರಿಯಾದ ರೂಪವನ್ನು ಆರಿಸಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ತೋರಿಸುತ್ತದೆ. | That one word shows the examiner at once that the right form has been chosen.
Practice questions
Answer all, then check. Explanations appear after checking.
Finished this topic? Tick it off.
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due