ಡಿಒ ಪತ್ರವನ್ನು ಯಾವಾಗ ಮತ್ತು ಹೇಗೆ ಬಳಸಬೇಕು | When and How to Use a Demi Official Letter
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due
Key points
- ಡಿಒ ಪತ್ರವನ್ನು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಗಮನ ಬೇಕಾದಾಗ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ | A demi official letter is written when personal attention is needed
- ಅದನ್ನು ಹುದ್ದೆಗೆ ಅಲ್ಲ, ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಹೆಸರಿನಿಂದ ಸಂಬೋಧಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ | It is addressed to a person by name and not to a post
- ಅದನ್ನು ನಾನು ಎಂಬ ಪ್ರಥಮ ಪುರುಷದಲ್ಲಿ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ | It is written in the first person, I
- ಆತ್ಮೀಯ ಶ್ರೀ ಜೊತೆ ತಮ್ಮ ಆತ್ಮೀಯ ಎಂಬ ಜೋಡಿ ಸರಿ | Dear Shri pairs with Yours sincerely
- ಡಿಒ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ರವಾನೆದಾರರ ಬ್ಲಾಕ್ ಇರುವುದಿಲ್ಲ | A demi official letter has no From block
- ಸಹಿಯ ಕೆಳಗೆ ಹೆಸರು ಮಾತ್ರ ಮತ್ತು ಹುದ್ದೆ ಶಿರೋನಾಮೆಯಲ್ಲಿ | Only the name goes below the signature and the designation on the letter head
- ಡಿಒ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಡಿಒ ಪತ್ರದಿಂದಲೇ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು | A demi official letter must be answered by a demi official letter
- ಸಂಬೋಧಿಸಲ್ಪಟ್ಟ ಅಧಿಕಾರಿಯೇ ಸಹಿ ಮಾಡಬೇಕು | The officer addressed must sign the reply himself
On this page
ಡಿಒ ಪತ್ರದ ಉದ್ದೇಶ | The Purpose of a Demi Official Letter
ಅರ್ಧ ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರವನ್ನು ಒಬ್ಬ ಅಧಿಕಾರಿ ಇನ್ನೊಬ್ಬ ಅಧಿಕಾರಿಗೆ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಗಮನ ಬೇಕಾದಾಗ ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ. | A demi official letter is written by one officer to another when personal attention is needed.
ಯಾವಾಗ ಬಳಸಬೇಕು | When to Use It
ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಔಪಚಾರಿಕ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನದ ವಿಳಂಬ ಸಲ್ಲದಾಗ. | When the matter cannot bear the delay of formal procedure.
ಅಭಿಪ್ರಾಯ ಅಥವಾ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಅನೌಪಚಾರಿಕವಾಗಿ ವಿನಿಮಯ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದಾಗ. | When an opinion or information has to be exchanged informally.
ಬಾಕಿ ಇರುವ ಪ್ರಕರಣಕ್ಕೆ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಮಧ್ಯಸ್ಥಿಕೆ ಕೋರಬೇಕಾದಾಗ. | When personal intervention is sought in a pending case.
ಚಾತುರ್ಯ ಬೇಕಾದ ವಿಷಯವನ್ನು ತಿಳಿಸಬೇಕಾದಾಗ. | When a matter requiring tact has to be conveyed.
ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದೊಂದಿಗಿನ ವ್ಯತ್ಯಾಸಗಳು | The Differences from an Official Letter
| ಅಂಶ | Aspect | ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರ | Official letter | ಡಿಒ ಪತ್ರ | Demi official letter |
|---|---|---|
| ಯಾರಿಗೆ | Addressed to | ಹುದ್ದೆಗೆ | To a post | ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಹೆಸರಿನಿಂದ | To a person by name |
| ಪುರುಷ | Person | ನಾನು ನಿರ್ದೇಶಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದ್ದೇನೆ | I am directed | ನಾನು ಎಂಬ ಪ್ರಥಮ ಪುರುಷ | The first person, I |
| ಸಂಬೋಧನೆ | Salutation | ಮಹಾಶಯರೇ | Sir | ಆತ್ಮೀಯ ಶ್ರೀ ಅಥವಾ ನನ್ನ ಆತ್ಮೀಯ | Dear Shri or My dear |
| ಸಮಾಪ್ತಿ | Subscription | ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ | Yours faithfully | ತಮ್ಮ ಆತ್ಮೀಯ | Yours sincerely |
| ರವಾನೆದಾರರ ಬ್ಲಾಕ್ | The From block | ಇರುತ್ತದೆ | Present | ಇರುವುದಿಲ್ಲ | Absent |
| ಸಹಿ | Signature | ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಹುದ್ದೆ | Name and designation | ಹೆಸರು ಮಾತ್ರ, ಹುದ್ದೆ ಶಿರೋನಾಮೆಯಲ್ಲಿ | Name only, with the designation on the letter head |
| ಸ್ವರ | Tone | ಔಪಚಾರಿಕ ಮತ್ತು ನಿರ್ವೈಯಕ್ತಿಕ | Formal and impersonal | ಸೌಜನ್ಯಯುತ ಮತ್ತು ವೈಯಕ್ತಿಕ | Courteous and personal |
ಅತಿ ಮುಖ್ಯ ಜೋಡಿ | The Critical Pair
ಆತ್ಮೀಯ ಶ್ರೀ ಎಂಬ ಸಂಬೋಧನೆಗೆ ತಮ್ಮ ಆತ್ಮೀಯ ಎಂಬ ಸಮಾಪ್ತಿ ಹೊಂದುತ್ತದೆ. | The salutation Dear Shri is matched by the subscription Yours sincerely.
ಮಹಾಶಯರೇ ಜೊತೆ ತಮ್ಮ ಆತ್ಮೀಯ ಎಂದು ಬರೆಯುವುದು ಅಥವಾ ಆತ್ಮೀಯ ಶ್ರೀ ಜೊತೆ ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ ಎಂದು ಬರೆಯುವುದು ಎರಡೂ ದೋಷ. | Pairing Sir with Yours sincerely, or Dear Shri with Yours faithfully, are both defects.
ಸಂಬೋಧನೆಯ ಆಯ್ಕೆ | Choosing the Salutation
- ಪರಿಚಿತ ಅಥವಾ ಸಮಾನ ಹಂತದ ಅಧಿಕಾರಿಗೆ ನನ್ನ ಆತ್ಮೀಯ ಎಂದು ಬರೆಯಬಹುದು. | My dear may be used for an officer who is known or of equal rank.
- ಔಪಚಾರಿಕ ಪರಿಚಯ ಮಾತ್ರ ಇರುವಾಗ ಆತ್ಮೀಯ ಶ್ರೀ ಎಂದು ಬರೆಯುವುದು ಸುರಕ್ಷಿತ. | Dear Shri is the safer form where the acquaintance is only formal.
- ಬಹಳ ಹಿರಿಯ ಅಧಿಕಾರಿಗೆ ಬರೆಯುವಾಗ ಆತ್ಮೀಯ ಮಹಾಶಯರೇ ಎಂಬ ರೂಪವನ್ನೂ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. | Dear Sir is also used when writing to a much senior officer.
- ಸಂದೇಹವಿದ್ದರೆ ಹೆಚ್ಚು ಔಪಚಾರಿಕ ರೂಪವನ್ನು ಆರಿಸಿ. | Where in doubt, choose the more formal form.
ಉತ್ತರಿಸುವ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರ | The Etiquette of Replying
ಮುಖ್ಯ ನಿಯಮ | The Main Rule
ಡಿಒ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಡಿಒ ಪತ್ರದಿಂದಲೇ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು. | A demi official letter must be answered by a demi official letter.
ಸಂಬೋಧಿಸಲ್ಪಟ್ಟ ಅಧಿಕಾರಿಯೇ ಸಹಿ ಮಾಡಬೇಕು ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಕೆಳಹಂತಕ್ಕೆ ವಹಿಸಬಾರದು. | The officer addressed must sign the reply and must not pass it down to a subordinate.
ಡಿಒ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಅಧಿಕೃತ ಪತ್ರದಿಂದ ಉತ್ತರಿಸುವುದು ಅಸೌಜನ್ಯವೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. | Replying to a demi official letter by an official letter is treated as discourteous.
ಉತ್ತರ ವಿಳಂಬವಾದರೆ ಅದಕ್ಕೆ ಕಾರಣವನ್ನು ಪತ್ರದಲ್ಲೇ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ತಿಳಿಸಬೇಕು. | If the reply is delayed the reason should be stated briefly in the letter itself.
ಪರೀಕ್ಷಾ ಸಲಹೆ | Exam tip
ಪ್ರಶ್ನೆಯಲ್ಲಿ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಗಮನ, ಶೀಘ್ರ ಕ್ರಮ ಅಥವಾ ಚಾತುರ್ಯ ಎಂಬ ಸುಳಿವು ಇದ್ದರೆ ಅದು ಡಿಒ ಪತ್ರವನ್ನು ಕೇಳುತ್ತಿದೆ. | If the question hints at personal attention, early action or tact, it is asking for a demi official letter.
Practice questions
Answer all, then check. Explanations appear after checking.
Finished this topic? Tick it off.
Saved in this browser only. Sign in to keep your ticks on every device. See all revisions due